Вопрос 24. Показатели использования рабочего времени
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вопрос 24. Показатели использования рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Анализ фонда рабочего времени необходим для установления наиболее эффективной стратегии развития компании. Чем более эффективной будет стратегия, тем большей производительности работников можно добиться. Анализ предполагает наблюдение за рабочими процессами. Главная его цель – сокращение потерь времени. Для того чтобы сократить простои, нужно определить, чем именно они вызваны. Именно для этого и нужно наблюдение за работой сотрудников.
Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников
Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.
Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.
Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.
Кто должен вести учет рабочего дня
Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.
Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.
Уполномоченное лицо должно:
- фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
- контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
- закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.
Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.
Что такое анализ затрат рабочего времени
Анализ рабочего времени сотрудников на предприятии – это методика расчета эффективности работы (трудозатрат) персонала. Она применима к специалистам в любом сегменте и эшелоне производства, вне зависимости от их специальности и стажа. Анализ использования рабочего времени персонала также можно проводить на основании различных источников данных, включая трудовой табель, данные из тайм-трекеров и мониторинга, всевозможные отчеты, кадровые документы, статистические сведения и срезы по эффективности организации.
Измерять потери и вести расчет снижения различных параметров (включая затраты по часам на реализацию плана и неэффективные потери) тоже можно разными способами – натуральным, трудовым и стоимостным. Анализ использования фонда рабочего времени в соответствие с табелем и другими данными существенно упрощается, если на компьютеры сотрудников организации установлен специализированный софт. На работника он никак не влияет, лишь фиксирует его действия в течение дня.
Пример реального анализа трудозатрат
Возьмем данные фабрики спортивных товаров ООО “Искра” и на их базе проведем анализ использования рабочего времени.
Таблица с показателями трудозатрат
| № | Трудовой показатель | Данные за 2020 год (факт) |
Данные за отчетный 2021 год | Отклонение | ||
| План | Факт | От показателей предыдущего года | От планового | |||
| 1 | Среднесписочная численность | 78 | 80 | 79 | +1 | -1 |
| 2 | Средняя выработка одного сотрудника в год: | |||||
| дней | 238 | 247 | 240 | +2 | -7 | |
| часов | 1876 | 1963 | 1900 | +25 | -63 | |
| 3 | Средняя продолжительность рабочего дня, час | 7,88 | 7,95 | 7,92 | -0,03 | +0,04 |
| 4 | Фонд рабочего времени, час | 146284 | 157092 | 150163 | -3879 | -6929 |
| 5 | Отработано сверхурочно, час | 70 | — | 190 | 120 | +190 |
Коэффициент использования рабочего времени: формула
Коэффициент использования рабочего времени – это величина, которая используется для определения фактического времени, затраченного на работу по отношению к установленной норме.
|
Коэффициент использования рабочего времени |
= |
средняя фактическая продолжительности рабочей смены |
/ |
средняя установленная продолжительность |
Что собой представляет эффективный фонд?
Эффективный фонд подразумевает под собой количество сотрудников на предприятии. В формуле будут задействованы такие показатели, как человеко-часы и человеко-дни. Рассмотрим пример эффективного фонда. Для исполнения заказа нужно 400 человеко-часов. Исходя из этого определяется число сотрудников для исполнения задачи. Если это один сотрудник, то ему нужно 50 дней на выполнение заказа. Для получения этого результата использованы следующие расчеты:
400/8, где 8 – это стандартная длительность рабочего дня в часах.
Работодатель решает, что 50 дней – это слишком много. По этой причине для решения задачи привлекается 10 сотрудников. То есть на каждого из работников приходится по 40 часов (400/10). В итоге на решение задачи понадобится 5 дней.
ВНИМАНИЕ! Определение эффективного фонда зависит от нужд работодателя. К примеру, в компании работает мало работодателей, но и на решение задач отпущено много времени. В этом случае имеет смысл поручить заказ 1-2 исполнителям.
Для чего нужен расчет показателей фонда рабочего времени
Фонд рабочего времени необходим, в первую очередь, для планирования использования трудовых ресурсов. Зная количество потенциально возможных дней и часов работы, можно рассчитать плановую производительность. А сравнение фактического показателя с ранее определенным плановым покажет потери и позволит проанализировать эффективность использования трудовых ресурсов.
Основой для расчета является ФРВ по отдельно взятому сотруднику. Именно понимание того, сколько в действительности может отработать сотрудник с учетом:
- его физических возможностей;
- требований трудового законодательства;
- возможностей предприятия задействовать его потенциал,
позволяет определить возможности использования всего кадрового потенциала предприятия.
На практике рассчитываются следующие показатели ФРВ:
- календарный;
- номинальный;
- максимально возможный;
- эффективный.
Определяться они могут как в днях, так и в часах. Расскажем далее о назначении и порядке расчета каждого из них.
Анализ фонда рабочего времени
Зачастую проблемы российских организаций начинаются с нарушения экономической логики найма персонала: сначала нанимаются работники, а потом под их количество ищется работа. В результате в организации возникают периоды времени, когда часть работников не догружена в полной мере. С одной стороны, жалко уволить: придет новый заказ, а у нас нет специалистов. С другой стороны, экономика вопроса: люди ничего не производят, а зарплату мы им платим, тем самым порождая дисбаланс в бюджете организации — расход на единицу труда есть, а прихода на эту же единицу труда нет.
Словарь трудового права. Закон экономии времени (англ. economy of time law, нем. Gesetz von der Okonomie der Zeit) — всеобщий экономический закон, определяющий объективный процесс рационального использования времени как обществом в целом, так и отдельной личностью для более быстрого достижения намеченных целей (Энциклопедия социологии, 2009).
Другой частый перекос в расчетах персонала — наем минимально возможного количества работников для выполнения конкретного производственного задания. В этом случае не учитываются субъективные характеристики работника как носителя трудового ресурса — он может заболеть, ему нужен отдых, в его жизни могут случиться непредвиденные обстоятельства. А мгновенной замены такому работнику у работодателя нет. Такой дефект планирования трудовых ресурсов ведет к постоянной работе на сверхусилии, а следовательно, к росту болезней, текучести кадров, срыву сроков выполнения заказов, возрастанию издержек.
Основные категории затрат рабочего времени
При изучении трудовых процессов, разработке норм труда необходимо установить, какие затраты рабочего времени являются необходимыми, несут на себе продуктивную нагрузку, а какие считаются излишними, нерациональными затратами и потерями. Для этого рабочее время классифицируется, то есть подразделяется, на отдельные категории по определенным признакам.
Статья 91 ТК РФ определяет рабочее время следующим образом: «Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени».
Примечание. В правовом отношении рабочее время — это законодательно установленный период времени работы для всех участников производства.
Уже в самом определении рабочего времени словами «и иные периоды» обозначена его неоднородность. Для работника оно подразделяется на время работы (в течение которого рабочий выполняет ту или иную предусмотренную или не предусмотренную производственным заданием работу) и время перерывов в работе (в течение которого рабочий не работает).
Как сократить потери и повысить эффективность использования рабочего времени
Чтобы сократить потери рабочего времени, работодатель должен установить, какие из причин, вызвавшие потери рабочего времени, зависят от трудового коллектива (прогулы, простои оборудования по вине рабочих и т.д.) и какие не обусловлены его деятельностью (отпуск по беременности и родам, отпуск на время учебы и т.д.). Уменьшение потерь рабочего времени по причинам, зависящим от трудового коллектива, до полного их устранения является резервом, который не требует капитальных вложений, но позволит быстро получить отдачу. Поэтому из всех целодневных потерь рабочего времени особое внимание необходимо уделять потерям рабочего времени в результате нарушений трудовой дисциплины.
Для более эффективного использования рабочего времени необходимо также проанализировать саму организацию производства. Зачастую причина высоких непроизводительных затрат рабочего времени связана с нарушением производственной логистики, отступлением от технологических карт, избыточными процедурами согласований и утверждений документов и решений, неправильной расстановкой оборудования, игнорированием принципов эргономики и физиологии труда.
Также эффективность использования рабочего времени может быть повышена путем расширения зон обслуживания оборудования и машин на основании совмещения профессий и работ и концентрации работ по сквозным профессиям (ремонтные работы, техническое обслуживание однотипного оборудования в различных производствах и т.д.).
Фонд рабочего времени в 2020 году
В 2020 году процедура определения фонда рабочего времени будет проходить в стандартном порядке, без каких-либо изменений или дополнений. Если же говорить об основных целях, которые будут преследоваться работодателями, к таковым можно отнести следующие:
- Определение потерь рабочего времени. Как уже было сказано выше, причинами для данных потерь могут являться самые различные обстоятельства. Даже незначительные, но постоянные опоздания сотрудников также оказывают отрицательное влияние на состояние фонда.
- Определение существующих временных резервов. Работодатель всегда должен знать об особенностях и правилах распределения рабочего времени в своей собственной организации.
- Разработка максимально эффективного плана будущих мероприятий для оптимизации режима рабочего времени. В данные мероприятия могут входить самые различные действия, которые действительно смогут оказать положительное влияние на общее состояние фонда рабочего времени.
- Общее повышение рентабельности организации. Безусловно, грамотное использование рабочего времени помогает нормализовать процесс выполнения сотрудниками их профессиональных обязательств. Это, в свою очередь, положительно сказывается на регулярной производительности предприятия, на постоянном повышении показателей труда и т.д.
Календарный фонд рабочего времени
Календарный фонд рабочего времени обнаруживается достаточно легко. Для расчета данного показателя необходимо сложить абсолютно все списочные числа, которые были в определенном временном периоде. Следует отметить, что сюда помещаются даже те дни, которые выпадали на выходные или на официальные праздники.
Если говорить о значимости данного показателя, можно отметить, что он, как правило, обнаруживается только для последующих вычислений. Фактически он не сможет дать работодателю достаточно верную и подробную информацию относительно текущей эффективности степени распределения рабочего времени в данной организации.
В некоторых случаях, календарный фонд может быть обнаружен и несколько иным способом. В частности, он может быть основан на сумме всех явок и неявок сотрудников на свои места в течение соответствующего временного периода времени. Если число неявок превышает все допустимые показатели – подобное положение вещей действительно может оказать весьма негативное влияние на общую работоспособность всего предприятия и на регулярные показатели эффективности.
Такой показатель, как плановый фонд, используется во время нахождения работодателем максимально эффективного использования его подчиненными рабочего времени. Фактически плановый фонд представляет собой определенные результаты, которые должны быть достигнуты сотрудниками. При расчете данного показателя должны быть учтены следующие критерии:
- периоды отсутствия сотрудников на их рабочих местах по причине нахождения на больничном. Как известно, в течение всего срока действия больничного листа за служащим сохраняется его рабочее место, а также средний заработок;
- продолжительность учебных отпусков, если таковые планируются работодателем на определенный период времени;
- сокращенный рабочий день, если таковой был установлен для одного либо нескольких сотрудников данной организации. Естественно, при данном режиме работы служащий сможет выполнить меньшее количество задач, чем при полноценном рабочем дне.
Эффективный фонд рабочего времени
Отдельно стоит упомянуть о таком понятии, как эффективный ФРВ. Такой показатель невозможно спланировать в отношении отдельно взятого работника. Подсчет производится по каждой категории сотрудников. При этом также учитываются особые условия труда, невыходы за прошлые годы и прочие моменты.
Целью же подобного планирования выступает выявление оптимального количества служащих для исполнения ими деятельности в рамках конкретного периода. А также расчет этого вида ФРВ требуется для оценки эффективности использования трудового ресурса.
Например, работодатель принимает заказ на исполнение которого требуется 400 часов. При делении показателя на 8 (количество трудовых часов в стандартном рабочем дне), выясняется, что на исполнение заявки одним человеком требуется 50 дней. Однако такой подход малоэффективен, поэтому наниматель привлекает для исполнения заказа 10 человек. Каждому из них будет отведено по 40 часов работы. Соответственно на исполнение всего заказа будет затрачено всего 5 дней.
Показатель ФРВ необходим для выявления уровня эффективности деятельности работников относительно используемого ими трудового времени. Сравнение и анализ планового ФРВ и фактического указывают на недочеты в организации служебного процесса и помогают улучшить производительность компании в дальнейшем. Кроме того, показатель активно используется бухгалтерами и работниками кадровой службы. Например, для составления оптимального сменного графика труда, выявления необходимой численности штата в компании, начисления заработка и прочих моментов.
Расчет эффективного фонда времени 1 рабочего за год.
Расчет численности работающих начинаем с составления баланса рабочего времени, чтобы знать, сколько дней (часов) должен отработать 1 человек в году. С этой целью рассчитываются календарный, номинальный и эффективный фонды рабочего времени.
| КП.151901.12.421.24.000 |
Номинальный фонд времени определяется исключением из календарного фонда выходных и праздничных дней.
(1.7)
где —
календарный фонд времени( = 366);
количество выходных дней( = 105);
количество праздничных дней ( = 14).
Эффективный фонд времени определяется исключением из номинального фонда времени плановых потерь рабочего времени по установленным причинам: очередные и дополнительные отпуска, отпуска по беременности и родам, болезни, неявки в связи с выполнением общественных и государственных обязанностей и др. Продолжительность плановых потерь рабочего времени принимаем 12% от номинального времени.
Эффективный фонд времени одного рабочего в год, в часах определяется по формуле:
(1.8)
эффективный фонд времени в часах;
коэффициент, учитывающий плановые потери ( = 0,88)
час
Расчет численности основных производственных рабочих.
К основным производственным рабочим относятся работники непосредственно занятые изготовлением продукции (станочники, слесари по монтажу, отладке и испытанию изделий). Численность основных рабочих определяется по каждой профессии и разряду по формуле:
| КП.151901.12.421.24.000 |
Что собой представляет эффективный фонд?
Эффективный фонд подразумевает под собой количество сотрудников на предприятии. В формуле будут задействованы такие показатели, как человеко-часы и человеко-дни. Рассмотрим пример эффективного фонда. Для исполнения заказа нужно 400 человеко-часов. Исходя из этого определяется число сотрудников для исполнения задачи. Если это один сотрудник, то ему нужно 50 дней на выполнение заказа. Для получения этого результата использованы следующие расчеты:
400/8, где 8 – это стандартная длительность рабочего дня в часах.
Работодатель решает, что 50 дней – это слишком много. По этой причине для решения задачи привлекается 10 сотрудников. То есть на каждого из работников приходится по 40 часов (400/10). В итоге на решение задачи понадобится 5 дней.
ВНИМАНИЕ! Определение эффективного фонда зависит от нужд работодателя. К примеру, в компании работает мало работодателей, но и на решение задач отпущено много времени. В этом случае имеет смысл поручить заказ 1-2 исполнителям.