Должностные обязанности бухгалтера по первичной документации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности бухгалтера по первичной документации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Должностные обязанности бухгалтера на первичной документации, по аналогии с типовыми инструкциями для профстандарта «Бухгалтер», могут содержать указание на необходимые профессиональные навыки, знания и квалификацию.
Обязанности специалиста
Должностные обязанности специалиста — это пункт должностной инструкции, являющийся основным как для разработчика, так и для работодателя и самого сотрудника. Важно понимать, что именно этот пункт будет регулировать ежедневную работу специалиста, вносить в неё коррективы, а иногда и становиться причиной конфликтов, если составить его неправильно. Какие обязанности бухгалтера по первичной документации являются ключевыми?
- ведение бухгалтерского учета;
- организация финансовой дисциплины в рамках предприятия;
- обеспечение других сотрудников и, в первую очередь, руководящих лиц, информацией по бухгалтерской отчетности;
- ведение расчетов с покупателями и поставщиками, оформление соответствующей документации;
- разработка всей необходимой для ведения внутренней бухгалтерской отчетности документации;
- формирование книги продаж и покупок, а также журналов и счетов-фактур;
- хранение всей проведенной бухгалтерской отчетности в течение периода, установленного локальными актами.
Обязанности бухгалтера по первичной документации должны отражать специфику предприятия, в рамках которого осуществляется профессиональная деятельность специалиста.
Особенности должностной инструкции
Можно выделить несколько особенностей должностной инструкции, которыми должен обладать каждый грамотно составленный документ. Первой и важнейшей особенностью является повышение качества работы сотрудника, а также стабилизация контролирующей функции его отношений с начальством. Еще одна особенность заключается в том, что должностная инструкция обеспечивает равномерную загрузку всех работников предприятия.
Наконец, именно должностная инструкция позволяет контролировать процесс реализации профессиональных задач в соответствии с законодательством, действующим на территории страны. Только должностная инструкция сотрудника упорядочивает его деятельность и гарантирует соблюдение всех установленных правил и норм как со стороны работодателя, также и со стороны сотрудника.
Необходимые для работы знания
Какие моменты должен усвоить рассматриваемый специалист за все время обучения? Существует определенный перечень документов и нормативных актов, необходимость знать которые входит в обязанности бухгалтера по первичной документации. Что сюда можно отнести? Вот что прописывает специальная должностная инструкция:
- перечень основных бухгалтерских терминов и понятий;
- все необходимые материалы, пособия и рекомендации;
- уставы организации, в которой работает специалист;
- правила внутреннего распорядка на предприятии;
- приказы и распоряжения руководства (в том числе те, что периодически выпускаются);
- должностную инструкцию;
- технику безопасности и охрану труда.
Должностные и функциональные обязанности бухгалтера по первичной документации
Специалисту по «первичке» для грамотного оформления документации, ее учета и работы с клиентами компании необходимо знать следующие элементы нормативно-правовой базы:
- законодательную базу РФ, касающуюся бухгалтерского учета, а именно основные положения ФЗ № 402 от 06.12.2011, положения по бухгалтерскому учету;
- методические рекомендации, указания, инструкции, комментарии и письма уполномоченных ведомств;
- стандарты и правила, разработанные самой организацией (учетная политика, устав, правила внутреннего распорядка, техника безопасности, должностная инструкция, охрана труда и какие-либо другие рабочие документы);
- правила работы с клиентами и контрагентами;
- правила проведения инвентаризации и формирования отчета по ней;
- правила работы с ПК, программным и техническим обеспечением, необходимым для ведения и учета первичной документации;
- правила формирования бухгалтерских проводок и план корреспондирующих счетов;
- образцы, бланки и формы первичной документации и способы их доработки в зависимости от спецификации предприятия и в соответствии с законодательством РФ;
- основные правила делопроизводства.
Работник имеет право на полноценное рабочее место, своевременную оплату труда, соблюдение всех трудовых прав, получение необходимых для работы материалов и документов.
Итак, помощник бухгалтера – это наемный специалист, который подчиняется бухгалтеру, главному бухгалтеру, иному уполномоченному лицу.
Работник должен иметь определенное образование и профессиональные навыки. Его главной обязанностью является поддержка деятельности бухгалтера. Обязанности специалиста определяются положениями трудового договора, должностной инструкции.
Инструкция утверждается руководителем предприятия и соответствует всем требованиям трудового законодательства. В инструкции прописываются все функциональные обязанности работника, а также, его права и ответственность.
От чего зависит функционал помощника бухгалтера
Помощник бухгалтера относится к специалистам среднего уровня квалификации. Общую характеристику должности «помощник бухгалтера» можно найти в Общероссийском классификаторе занятий ( ОК 010-2014, принят Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст ).
Помощники бухгалтеров, как правило, работают под руководством бухгалтеров более высокой квалификации и ведут учет финансовых операций и проверку правильности документов и записей.
Законодательством не регулируется конкретный перечень обязанностей помощника бухгалтера. Его функционал зависит от специфики конкретной организации (отрасль, структура, численность и другие факторы).
Инструкция по должностным обязанностям бухгалтера по первичной документации в 2021 году
Должностная инструкция разрабатывается с учетом особенностей выполняемых трудовых функций.
В 2021 году требования к квалификации, обязанности бухгалтера на первичку в должностной инструкции следует описывать в соответствии с ЕКСД, если отсутствуют специальные отраслевые условия, установленные законодательством или нормативно-правовыми актами.
При наличии таковых работодатель использует профстандарт 08.002 «Бухгалтер». Порядок применения и обязательное использование профстандартов введено ФЗ № 122 от 02.05.2015 и зафиксировано в ст. 195.3 ТК.
Требования к специалисту по работе с первичной документацией в бухгалтерии в ЕКСД и профстандарте различны. В ЕКСД они выше и по уровню образования, и по стажу.
Профстандарт не предъявляет требований о высшем образовании. Понижены показатели стажа, но бухгалтер на первичную документацию без опыта работы на категорию претендовать по-прежнему не сможет.
Современная тенденция — наличие профессиональной переподготовки для перехода в более высокую категорию.
Профпереподготовка позволяет привести в соответствие квалификационные требования к бухгалтеру первичной документации и получить I и II категорию, не изменяя базовое среднее образование.
Образец заполнения нулевой 4-фсс за 1 квартал 2021
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно и быстро разработать должностные инструкции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Специалист по работе с документами
Специалист по работе с документами – вакансии на эту должность довольно востребованы. Особенно, если предложения исходят от прямого работодателя. Но прежде чем получить данную вакансию, необходимо четко представлять что вас ожидает на самом деле. Должностная инструкция с должностными обязанностями поможет вам в кратчайшие сроки в этом разобраться и уже в ближайшее время сделать совершенно определенные выводы относительно данной вакансии.
Существует множество вариантов работы, где необходимо участие специалиста, умеющего работать с документами. Ведь это может быть работа с судебными, архивными, секретными и другими их разновидностями. И для каждого случая работодателю желателен профилированный специалист в определенной области. Но общие (универсальные) положения о требованиях к должности специалиста по работе с документами следующие.
- На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
- Специалист по работе с документами подчиняется начальнику административного отдела.
- Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
- В случае временного отсутствия специалиста по работе с документами его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
- Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
- действующими законодательными актами;
- приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
- инструкцией по делопроизводству и работе архива;
- установленными на предприятии нормами и правилами;
- политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
- трудовым договором;
- положением об административном отделе.
Специалист по работе с документами имеет право:
- Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
- Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
- Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
- Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (соответствие ГОСТ).
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
- Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
- Принимать решения в пределах своей компетенции.
- Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.
Кто может претендовать на должность бухгалтера по первичной документации
Подбирая специалиста на вакансию бухгалтера по первичной документации, работодатель должен обратить внимание на следующее:
- наличие у соискателя диплома об образовании по специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит»;
- наличие у соискателя диплома об образовании по специальности «экономист» или «финансы и кредит» и документа о переквалификации, полученного по окончании курсов бухгалтерского учета;
- стаж работы соискателя не менее одного года, а также его опыт работы с первичной документацией;
- знание соискателем нормативно-правовой законодательной базы РФ по вопросам бухгалтерского учета;
- работоспособность, коммуникабельность, внимательность, аккуратность, усидчивость и т. д.;
- уровень знания ПК — уверенный или продвинутый пользователь.
Должностные и функциональные обязанности бухгалтера по первичной документации
Специалисту по «первичке» для грамотного оформления документации, ее учета и работы с клиентами компании необходимо знать следующие элементы нормативно-правовой базы:
- законодательную базу РФ, касающуюся бухгалтерского учета, а именно основные положения ФЗ № 402 от 06.12.2011, положения по бухгалтерскому учету;
- методические рекомендации, указания, инструкции, комментарии и письма уполномоченных ведомств;
- стандарты и правила, разработанные самой организацией (учетная политика, устав, правила внутреннего распорядка, техника безопасности, должностная инструкция, охрана труда и какие-либо другие рабочие документы);
- правила работы с клиентами и контрагентами;
- правила проведения инвентаризации и формирования отчета по ней;
- правила работы с ПК, программным и техническим обеспечением, необходимым для ведения и учета первичной документации;
- правила формирования бухгалтерских проводок и план корреспондирующих счетов;
- образцы, бланки и формы первичной документации и способы их доработки в зависимости от спецификации предприятия и в соответствии с законодательством РФ;
- основные правила делопроизводства.
Хороший специалист должен обладать не только большим количеством знаний, но и умением применять их на практике в нужный момент. Кроме этого, одним из самых главных качеств любого бухгалтера является внимательность. Ведь любая его ошибка, даже самая незначительная, может привести к необратимым последствиям.
Работа бухгалтера с первичной документацией предусматривает большое количество обязанностей, причем в зависимости от специфики деятельности предприятия они могут меняться, ведь руководство имеет право самостоятельно дополнять их. Но все же приведем список обязанностей, схожий для всех таких специалистов.
Итак, в должностной инструкции специалиста по «первичке» можно встретить следующие пункты:
- Проведение всех хозяйственных операций в рамках обозначенного участка обслуживания.
- Работа с сопровождающими документами, их получение, оформление, учет.
- Работа с соответствующим программным обеспечением, обработка информации и занесение данных в него.
- Разработка и дополнение бланков документов, их оформление – при необходимости.
- Выявление нарушений в графике первичного документооборота и порядке представления в бухгалтерию необходимых документов для его ведения. Информирование об этом руководителя.
- Участие в проведении инвентаризации. Как правило, этот специалист становится членом комиссии, предоставляет необходимые архивные данные и формирует отчет по итогам инвентаризации.
- Подготовка документов для сдачи в архив.
Кроме этого, в должностную инструкцию бухгалтера по «первичке» можно включить обязанность предоставлять запрашиваемые комплекты документов фискальными или другими проверяющими органами, анализ информации, связанной с трудовой деятельностью этого специалиста, и многие другие функции на усмотрение руководства.
Рекомендации по составлению должностной инструкции
В рамках предприятий различного уровня нередко возникают затруднения с составлением должностных инструкций. Руководствуясь следующими нетрудными рекомендациями по составлению можно избежать наиболее часто встречающихся ошибок при разработке:
- Обязательно пользоваться законодательными документами различного уровня. Для того, чтобы разработать инструкцию в согласии с действующим законодательством, к разработке необходимо привлечь стороннего юриста либо юриста с предприятия.
- Должностная инструкция вступит в силу лишь после того, как будет заверена и подписана всеми членами руководящего состава организации. В день подписания на инструкции ставится текущая дата, и документ становится действительным.
- Также следует руководствоваться уже действующими инструкциями специалистов данного направления или категории – например, в данном случае, должностными инструкциями других бухгалтеров.
- После составления документ прочитывается повторно на предмет естественных помарок, недочетов и недоработок. Хорошо, если редакция производится третьими сторонними лицами.
Любой кандидат на должность в обязательном порядке должен ознакомиться с действующей должностной инструкцией. Впоследствии без информирования сотрудника никакие изменения в предложенную ему ранее должностную инструкцию вноситься не могут.
II. Должностные обязанности
В обязанности бухгалтера входит:
1. Принятие к учету первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни экономического субъекта:
— Составление (оформление) первичных учетных документов
— Прием первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни экономического субъекта
— Выявление случаев нарушения ответственными лицами графика документооборота и порядка представления в бухгалтерскую службу первичных учетных документов и информирование об этом руководителя бухгалтерской службы
— Проверка первичных учетных документов в отношении формы, полноты оформления, реквизитов
— Систематизация первичных учетных документов текущего отчетного периода в соответствии с учетной политикой
— Составление на основе первичных учетных документов сводных учетных документов
— Подготовка первичных учетных документов для передачи в архив
— Изготовление копий первичных учетных документов, в том числе в случае их изъятия уполномоченными органами в соответствии с законодательством Российской Федерации
— Обеспечение данными для проведения инвентаризации активов и обязательств экономического субъекта в соответствии с учетной политикой экономического субъекта
2. Денежное измерение объектов бухгалтерского учета и текущая группировка фактов хозяйственной жизни:
— Денежное измерение объектов бухгалтерского учета и осуществление соответствующих бухгалтерских записей
— Регистрация данных, содержащихся в первичных учетных документах, в регистрах бухгалтерского учета
— Отражение в бухгалтерском учете результатов переоценки объектов бухгалтерского учета, пересчета в рубли выраженной в иностранной валюте стоимости активов и обязательств
— Составление отчетных калькуляций, калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), распределение косвенных расходов, начисление амортизации активов в соответствии с учетной политикой экономического субъекта
— Сопоставление результатов инвентаризации с данными регистров бухгалтерского учета и составление сличительных ведомостей
3. Итоговое обобщение фактов хозяйственной жизни:
— Подсчет в регистрах бухгалтерского учета итогов и остатков по счетам синтетического и аналитического учета, закрытие оборотов по счетам бухгалтерского учета
— Контроль тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета
— Составление оборотно-сальдовой ведомости и главной книги
— Подготовка пояснений, подбор необходимых документов для проведения внутреннего контроля, государственного (муниципального) финансового контроля, внутреннего и внешнего аудита, ревизий, налоговых и иных проверок
— Предоставление регистров бухгалтерского учета для их изъятия уполномоченными органами в соответствии с законодательством Российской Федерации
— Систематизация и комплектование регистров бухгалтерского учета за отчетный период
— Передача регистров бухгалтерского учета в архив
— Изготовление и предоставление по требованию уполномоченных органов копий регистров бухгалтерского учета
— Отражение в бухгалтерском учете выявленных расхождений между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета
Плюсы и минусы профессии
Выделить какие-то определенные недостатки и достоинства профессии будет не так уж и просто. Все-таки тема эта довольно субъективная и глубоко индивидуальная. Каждый работник сможет найти в рассматриваемой профессии что-то свое: как то, что придется ему по душе, так и то, что явно не понравится. Однако все же стоит выделить некоторые основные моменты. Так, к недостаткам профессии можно отнести:
- Чрезмерную загруженность. Как уже было сказано, очень сложными и непростыми являются обязанности бухгалтера по первичной документации.
- Для резюме необходимо собрать большое количество документов, фактов и приложений о себе. Стоит, однако, отметить, что подобным грешат практически все официальные рабочие места.
- Не самый высокий уровень заработной платы. Хотя зависеть доход может и от региона, но средняя зарплата бухгалтера по первичной документации остается не самой большой.
К достоинствам профессии можно отнести:
- комфортные условия труда;
- возможность карьерного роста;
- дружный, как правило, рабочий коллектив (без хороших отношений с коллегами в работе бухгалтера не обойтись).
Должностные обязанности «Бухгалтер на первичную документацию»: что входит в функционал специалиста
Поскольку регламентирующими нормами не предусмотрена специализация бухгалтера на «первичке», для специалиста, отвечающего за ведение и учет именно первичных документов, типовые инструкции не разрабатывались. Учитывая это, для сотрудника, за которым внутренним нормативным актом будет закреплен данный участок учета, работодатель вправе самостоятельно устанавливать функционал и должностные обязанности.
Для должности «бухгалтер по первичной документации» обязанности разрабатываются на базе профессионального стандарта «Бухгалтер» (приказ Минтруда № 1061н от 22.12.2014), но с учетом особенностей выполняемых работником трудовых функций, и требуемых для их выполнения навыков и знаний.
У специалистов, принимаемых в штатную структуру как бухгалтер на первичную документацию, обязанности и характер работы подобны функционалу помощника бухгалтера либо специалиста, ведущего бухучет на конкретном участке. В практической деятельности основными функциями бухгалтера на «первичке» являются:
- составление и заполнение первичных бухгалтерских документов;
- осуществление внешнего и внутреннего документооборота (в т.ч. с использованием электронных систем учета и связи), выявление нарушений его графика;
- осуществление контроля корректности формирования первичных документов, достоверности указанных в них учетных данных, соблюдения формы, наличия всех реквизитов;
- формирование сводных учетных документов по отчетным и текущим периодам;
- обеспечение сохранности полученных и сформированных первичных документов по проведенным хозоперациям в пределах сроков, установленных законодательными актами для каждого типа документов;
- подготовка документов прошлых периодов к архивному хранению и передача их в архив.
Кроме основных трудовых функций, для работника, который принимается на должность бухгалтер на «первичку», обязанности (по усмотрению работодателя), могут быть расширены дополнительными обязанностями, связанными с первичной документацией. К примеру:
- анализ входящей и исходящей первичной документации на предмет выявления ошибок в указанных данных;
- систематизация форм и бланков первичных документов, сведение указанных в них данных в обособленные учетные регистры;
- подготовка комплектов документации по запросу фискальных и иных проверяющих структур и т.п.
Что должен знать бухгалтер материалист
Как и любой другой сотрудник, бухгалтер материального стола должен обладать определенными знаниями в своей области деятельности. Данная информация включает в себя широкий круг вопросов и тематических направлений, в том числе:
- нормативно-законодательные акты РФ в области бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей и гражданского законодательства по вопросам заключения договоров;
- правила и методы учета ТМЦ на предприятии, в том числе их поступление и списание, а также оценка и передача в производство;
- правила заполнения первичной документации по учету ТМЦ и отражения корреспонденции по ней на соответствующих синтетических и аналитических счетах;
- правила проведения инвентаризации ТМЦ и отражение ее результатов в инвентаризационных описях;
- отражение излишков или недостачи по соответствующим счетам бухгалтерского учета;
- порядок организации внутреннего и внешнего документооборота, а также оформление документов для передачи в архив;
- нормы охраны труда и техники безопасности на предприятии;
- правила эксплуатации оргтехники и персональных компьютеров, методы работы в бухгалтерских программах.
Имея соответствующие знания, бухгалтер по учету ТМЦ должностные обязанности будет исполнять в строгом соответствии с действующим законодательством. Кроме того, сотрудник на данной должности обязан соответствовать и определенным квалификационным требованиям, которые устанавливаются к бухгалтерам по ТМЦ.