Какие кадровые документы должны быть у ИП с сотрудниками
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие кадровые документы должны быть у ИП с сотрудниками». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
Особенности кадрового документооборота у микропредприятий
При этом за Федеральный закон от 3 июля 2016 года разрешает микропредприятиям упрощённое ведение кадровых документов.
В частности, микропредприятия с работниками могут полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, которые содержат нормы трудового права. К таким локальным нормативным актам относятся следующие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании;
- положение об оплате труда;
- график смен и другие ЛНА.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Какие ещё привилегии есть у ИП-работодателей
В Главе 48 ТК РФ прописаны особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей — физических лиц, к которым относятся и индивидуальные предприниматели. Даже если ИП не отвечает критериям микропредприятия, в условиях трудового договора он может прописать:
- Дополнительные основания для увольнения кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Но они не должны дискриминировать работников по полу, возрасту, национальности, отношению к религии и т. д.
- Меньший срок уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя. Так, ИП может уведомить работников за 14 календарных дней, а не за 2 месяца, как в организациях.
- Меньший срок предупреждения об увольнении при сокращении численности работников или закрытии ИП. В отличие от организаций, предупредить можно меньше, чем за 2 месяца. При этом ИП вправе не выплачивать работникам выходное пособие.
Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.
Типовая форма трудового договора
Использование типового трудового договора утверждается локальным нормативным актом. Таким образом на микропредприятии вводится обязательство применять конкретный документ, в котором прописаны одинаковые для всех работников условия.
В той форме, которую предлагается брать за основу, максимально учтены все необходимые вопросы в отношениях двух сторон:
Необязательно заимствовать всю форму целиком. Работодатель-микропреприятие вправе оставить лишь те условия и положения, которые соответствуют характеру его работы. Такая возможность зафиксирована в Письме Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591.
Обратите внимание, что к типовой форме трудового договора есть примечания. В них указано, какие пункты имеют отношение к отдельным категориям работников. Эти пункты тоже можно исключать в зависимости от конкретного микропредприятия.
На основании подписанного трудового договора работодатель выпускает приказ о приеме на работу. С этим приказом сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.
При приеме на работу сотрудник предоставляет микропредприятию свои персональные данные. Они необходимы работодателю для исполнения требований трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.
Поскольку с недавних пор нормы, регулирующие обработку персональных данных, ужесточились, то важно оформлять согласие работника на такую обработку.
Как микропредприятию вести трудовую книжку
Поначалу, когда только обсуждалась возможность упрощения кадрового документооборота для микробизнеса, ставился вопрос о том, чтобы разрешить ему не вносить записи в трудовую книжку работника, не оформлять ее впервые трудоустроенным сотрудникам и вносить данные о трудоустройстве непосредственно в трудовой договор. Однако уже по итогам второго чтения законопроекта от идеи изменить требования к оформлению и ведению трудовых книжек решили отказаться.
Таким образом, если у микробизнеса есть оформленные по трудовым договорам сотрудники, то вести их книжки он должен в соответствии с нормами Трудового кодекса и с учетом Инструкции по заполнению (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) и Правил хранения (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
С 1 января 2021 года завершился переходный период на электронные трудовые, и эта реформа коснулась всех работодателей. До этого периода все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Подробнее об этом мы писали в отдельной статье.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2021
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
Микропредприятие: обязательные кадровые документы
Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.
Согласно ст 309.2 ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.
Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.
Кадровый учет микропредприятия
Так же, как и во всех остальных организациях, кадровое делопроизводство микропредприятия предполагает правильное и последовательное оформление документов. Прежде всего нужно соблюдать правила приема и увольнения.
Прием на работу: топ‑10 распространенных ошибок работодателей
С 2021 года кадровый документооборот для микропредприятий упрощен благодаря вступлению в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.
Микропредприятие, будучи работодателем, имеет право отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, а именно:
- от правил внутреннего трудового распорядка;
- от положения об оплате труда;
- от положения о премировании;
- от графика сменности и многих других.
В действительности этот список локальных нормативных актов открытый. Отказ от них — это право, а не обязанность микропредприятий.
В то же время, заключая трудовые договоры с работниками, микропредприятие обязано включить в условия все вопросы, которые регулируются локальными нормативными актами.
Для упрощения работы с документами и формулировки условий Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 была утверждена типовая форма трудового договора, а также порядок ее оформления.
Как вводить упрощенный кадровый учет
Возможность применения сокращенного кадрового учета — это право, а не обязанность микробизнеса.
Прежде чем сделать выбор между упрощенным вариантом и учетом по общим правилам, нужно оценить перспективы развития предприятия. Если расширение штата сотрудников или увеличение дохода не предвидятся, то можете смело делать выбор в пользу упрощенного учета. Для этого необходимо выпустить соответствующий приказ. Он будет служить подтверждением тому, что в данной организации принят упрощенный кадровый учет, который освобождает ее от ряда локальных нормативных актов.
Если вы понимаете, что в ближайшем будущем выйдете за рамки предельных значений микропредприятия, то есть количество сотрудников превысит 15 человек или доход составит более 120 млн руб., то лучше заниматься кадровым учетом по общим правилам. В противном случае возникнут серьезные неудобства.
Как хранить кадровые документы
Нередко с хранением документов у микробизнеса возникают большие проблемы. Во-первых, непонятно, что именно нужно хранить (постоянно возникают споры об объемах необходимых для оформления документов). Во-вторых, многие не понимают, как хранить.
Год назад был принят Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ, который внес изменения в ст. 13.20 КоАП и тем самым значительно увеличил штрафы за неправильное хранение документов. Власти посчитали, что ответственность, которая была установлена ранее, не соизмерима с последствиями от утраты архивных документов.
Можете сравнить сами:
| До 26.10.2020 | С 26.10.2020 | |
| Для граждан | от 100 до 300 руб. | от 1 000 до 3 000 руб. |
| Для должностных лиц | от 300 до 500 руб. | от 3 000 до 5 000 руб. |
| Для юрлиц | нет | от 5 000 до 10 000 руб. |
Микропредприятие: обязательные кадровые документы
Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.
Согласно ст 309.2 ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.
Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.
Напомним, что критериями отнесения к микробизнесу являются: годовой доход в пределах 120 млн. руб. и среднесписочный состав не более 15 человек (ст. 4 закона № 209-ФЗ от 24.07.2007, Постановление Правительства № 265 от 04.04.2016).
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве
Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.
Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:
- наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
- дата составления и регистрационный номер документа;
- срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
- ФИО оформляемого работника;
- наименование подразделения;
- должность нанимаемого сотрудника;
- условия трудоустройства, характер работы;
- размер оговоренной ставки (оклада);
- величина обусловленной надбавки;
- продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
- основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
- подпись руководителя (с расшифровкой);
- подпись работника об ознакомлении с данным приказом.
- Транснефть Финанс
- Северсталь ЦЕС
- РЖД-ТРАНСПОРТНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ
- Компания Braun
- Мостотрест
- Альфа-Банк
- Мособлгаз
- Газпромбанк
- МКУ Управление Делами Администрации
- ФКР Москвы
- Аппарат Мэра и Правительства Москвы
- ВТБ Лизинг
- Гипромез
- АНО Комплекс инжиниринговых технологий Курчатовского института
- Русское море
- Издательство Просвещение
- ИЦЛС Биотехнология
- ГУП Моссвет