Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компенсация, как мы уже заметили, выплачивается за определенный период. В расчет последний рабочий год (или меньший срок, если сотрудник не успел доработать полный период) перед тем месяцем, когда сотрудник потребовал выплат.
Правила расчета компенсации отпуска
Прежде чем приступать к формальным расчетам, нужно учесть необходимые условия. Для процедуры характерны некоторые требования и нюансы, которые всегда нужно иметь в виду, чтобы получить выплаты.
Во-первых, сотрудник имеет право рассчитывать на компенсацию, если он:
- уже отработал больше половины месяца;
- сотрудника увольняют не из-за его вредоносных действий;
- работает (или работал) по трудовому договору (например, кто-то работает по гражданско-правовому, и ему выплаты не полагаются).
В каких случаях предусмотрена компенсация за период заслуженного отпуска, которым сотрудник не воспользовался:
- если он увольняется, и хочет получить возмещение вместе с остатком зарплаты;
- если сотрудник не отправлялся на отдых, но остается на работе.
Общий стаж сотрудника также имеет значение – он будет выступать конкретным расчетным периодом. Известно, что Трудовой кодекс четко регламентирует, что можно считать полноценно отработанным временем, а что в него не входит.
Что считается частью полноценного стажа:
- по факту отработанные часы и дни;
- дни, когда работник не исполнял своих обязанностей, но его рабочее место фактически за ним сохранялось – оплачиваемый отпуск, выходные и праздничные дни и т.п.;
- период, на который сотрудник неправомерно был отстранен от своих обязанностей, но позже восстановился;
- выходные и отгулы, которые работодатель предоставил работнику по просьбе последнего – в общей сумме такой период не должен превышать двух недель.
Частью стажа – расчетного периода – не будут являться дни, когда сотрудник:
- пропустил работу по неуважительной причине;
- находился в декрете или отпуске по уходу за маленьким ребенком (до трех лет).
Важно понимать, что, когда речь идет о годе как о расчетном периоде, имеется в виду не календарный год, а одиннадцать месяцев – установленный законом рабочий год.
Чтобы определить, есть ли у сотрудника основания для требований денежного возмещения за неиспользованный период отпуска, нужно обратить внимание на следующие правила.
Если сотрудник хочет получить данную компенсацию при увольнении, условия следующие:
- Полное возмещение (28 календарных отпускных дней) по закону полагается тем работникам, которые отработали минимум двенадцать месяцев.
- Если сотрудник отработал от пяти до одиннадцати месяцев включительно, то он может рассчитывать на полное возмещение только в тех случаях, если:
- компания, в которой он работал, была ликвидирована;
- его уволили по результатам сокращений в штате;
- если он вынужденно оставил место работы (например, из-за военного призыва и так далее).
- В остальных случаях выплаты рассчитываются индивидуально.
Если гражданин не использовал период своего отпуска (или у него осталось несколько неиспользованных отпускных дней), то в некоторых случаях он также может рассчитывать на компенсацию. Правда, у такой процедуры свои нюансы, о которых мы поговорим отдельно.
В ст. 295 ТК Рф закреплено: лица, занятые на сезонных работах вправе рассчитывать на оплачиваемый отпуск или компенсацию при увольнении. Но в действительности же, все граждане, трудоустраивающиеся в компании на короткий срок, дни, предоставляемые для отдыха, по целевому назначению не используют. В данной ситуации сумма возмещения исчисляется из расчета 2 рабочих дня за один полностью отработанный месячный период. Денежная компенсация предусмотрена и в ст. 291 ТК для работников, оформивших договор сроком до двух месяцев. Ее размер определяется по аналогичной формуле.
Данные нормы позволяют утверждать, что правила, закрепленные в ст. 115 ТК, устанавливающие стандартную продолжительность отпуска в 28 календарных дней, к этим категориям сотрудников не применяются. Прописывая подобные правовые нормы, Законодатель руководствовался п. 29 Правил об отпусках (очередных и дополнительных), утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 года. И действительно, в настоящее время Верховный Суд признал данные положения соответствующими ТК РФ.
Особая ситуация возникает, когда стаж сотрудника в данной компании составляет не более года. Проработав в течение 11,5 или 12 месяцев, он также вправе рассчитывать на денежное возмещение ежегодного оплачиваемого отпуска. Если же рабочий период колеблется от 5,5 до 11 мес., компенсационные выплаты в полном объеме ему положены лишь в исключительных случаях.
Стаж для предоставления отпуска
На основании статьи 121 Трудового кодекса РФ, право на основной отпуск дает стаж, который включает время работы конкретного работника в случаях:
- когда за сотрудником было сохранено его рабочее место, но он фактически не работал (по причине оплачиваемого отпуска, нерабочих и выходных дней или из-за других, предоставляемых дней отдыха);
- отстранения от выполнения своих обязанностей работника, который не смог пройти обязательный для фирмы или организации медицинский осмотр не по своей вине;
- отпуска, не превышающего 14 дней (суммарно за 1 год), который предоставляется по просьбе сотрудника, на время которого зарплата не сохраняется;
- прогула, который был совершен работником при незаконном отстранении от работы (или увольнении) с последующим восстановлением сотрудника в занимаемой им должности.
Формула и примеры расчета компенсации за неиспользованный отпуск
В статье 139 Трудового кодекс РФ и в Положении № 922 описаны нормы, в соответствии с которыми размер среднего размера заработной платы за день рассчитывается из данных за последние 12 месяцев.
То есть для того чтобы рассчитать размер компенсации работнику за неиспользованный отпуск, необходимо воспользоваться следующей формулой:
(S / 29,3) / 12 X K, где:
S — это общий доход работника, который он получил за один календарный год; K — длительность отпуска (28 дней — стандартный отпуск, 56 дней — для педагогов); 29,3 – среднее количество дней в месяце за год;
Есть и другой вариант расчета: количество отработанных сотрудником месяцев умножается на количество дней отпуска, выпадающих на один месяц. Полученное число дней умножается на средний дневной заработок.
Дни отпуска не сгорают
Среди бухгалтеров существует ошибочное заблуждение, когда при расчете компенсации они не учитывают для расчета отпускных неполный месяц работы. Так, если сотрудник проработал менее половины дней в месяце, в котором увольняется, то ему не предоставляются дни отпуска в этом месяце. Это неверный подход к начислению компенсационных выплат. Соответственно статье 121 кодекса о труде при расчете нужно учитывать все отработанные дни.
Бытует такое мнение, по которому сотруднику не хотят платить компенсацию за неиспользованный много лет назад отпуск. Иногда бухгалтера, не зная критериев расчета указанной компенсации, просто их списывают, сетуя на то, что дни отдыха нужно использовать вовремя. Эти действия противозаконны, так как противоречат трудовому кодексу, где четко прописана норма о выплате компенсации почти за все виды неиспользованных отпусков.
Компенсация при расторжении договора по собственному желанию
Последнее начисление зависит от причины ухода. Если работник сам изъявляет желание уволиться, он рассчитывает на оплату только полностью отработанных суток. Неиспользованный отдых либо перечисляется в виде денежного начисления, либо работник использует его перед уходом.
Последние сутки законного отстранения от работы автоматически являются последним рабочим днем.
Другой случай, если перед уходом работник берет аванс. Полученные средства будут автоматически вычислены из итоговой суммы. Общая величина уменьшения денежных переводов не должна превышать 20%. За основу берутся последние рабочие 30 суток.
Средняя доплата рассчитывается путем разделения общего годового дохода на среднее количество рабочих суток в году.
Выплата за частично отработанный месяц проводится по округлению:
- если количество отработанных дней меньше 15, округление происходит в меньшую сторону;
- если число дней больше 15, расчет проводится до последнего дня.
Дополнительные средства также начисляются по дням. На отчетные дни влияет: стаж, включающий последние отработанные сутки, фактическое число отработанного времени. К стажу не относится декрет, отсутствие на рабочем месте по заявлению по собственному желанию, прогулы или отсутствие на рабочем месте без весомой причины.
Стаж напрямую влияет на размер последнего денежного перевода. После 11 месяцев, отработанных на одном предприятии, начисление отпускных происходит в полном размере. На сумму возмещения влияет НДФЛ, а формула расчета стандартная для всех работников вне зависимости от занимаемой должности или способа расторжения договора.
Какой отпуск считается дополнительным
Все работники предприятий имею право на отдых продолжительностью 28 календарных дней – такой отпуск называется основным, ежегодным. И он полностью оплачивается работодателем, поскольку такой отдых гарантируется законом. Другое дело, что отдельные категории служащих имеют также возможность отдыхать в течение дополнительного отпуска, и он тоже предоставляется с сохранением заработка. Он тоже назначается ежегодно и, как правило, добавляется к основному отпуску. Право на него возникает после отработки хотя бы полугода на данном предприятии.
Заменить компенсацией закон позволяет только дополнительные дни отпуска сверх обязательных 28 дней отдыха.
Когда сотрудник трудится, соблюдая все условия, регламентированные статьями 116, 117, 322 Трудового кодекса, у него возникает право на получение компенсации. Единственными исключениями являются случаи с беременными и несовершеннолетними сотрудниками – они не имеют права просить о замене дополнительного отпуска компенсацией.
Нельзя забывать и о совместителям, внешних и внутренних – они имеют те же права, что и штатные сотрудники в плане выплаты компенсационных сумм. Особенности предоставления дополнительных дней отпуска прописываются в коллективном договоре предприятия.
Отражение компенсации за дополнительный отпуск в налоговом учете
Статья 255 НК РФ, согласно которой рассчитывается налог на прибыль, прямо указывает на то, что сумма материальной компенсации за дополнительные дни отпуска, выплачиваемая согласно трудовому законодательству, входит в состав расходов организации на оплату труда сотрудников. Однако следует учесть тот факт, что сохраняемая зарплата сотрудника на время отпуска и денежная компенсация за дополнительный отпуск – это разные виды расходов на оплату труда. Соответственно, списание суммы компенсации дополнительного отпуска не может быть осуществлено за счет резервных средств. которые заложены на предстоящие расходы по оплате основных отпусков. Сумма денежной компенсации за дополнительный отпуск может быть включена в статьи расходов организации только в двух ситуациях:
- Фактическая выплата сотруднику компенсации через кассу организации.
- Начисление выплаты с применением установленного метода начислений.
Согласно указаниям Минфина РФ, расходы на материальную компенсацию дополнительного отпуска учитываются строго в том периоде, к которому они непосредственно относятся, пропорционально отпускным дням, приходящимся на соответствующий отчетный период. Важный момент: при компенсации дополнительных дней отпуска, количество которых превышает лимит, установленный законодательством, соответствующие суммы в расходах не учитываются! Денежная компенсация дополнительных дней отпуска облагается НДФЛ, как и другие виды доходов работника. Страховые взносы и взносы за травматизм также начисляются на сумму компенсации.
Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении
Каждому работнику гарантировано два основных права – право на оплату его труда, а также право на отдых. Последнее выражается в предоставлении еженедельных выходных и ежегодных отпусков.
Годовые отпуска, положенные всем трудящимся лицам, бывают двух видов: предоставляемые на общих основаниях и те, которые служат компенсационным дополнением. Годовые оплачиваемые допотпуска, а также денежные возмездия за них, положены работникам предприятий и фирм только в двух случаях, которые будут подробно рассмотрены в этой статье.
Право работника на отдых выражается в предоставлении ему:
- еженедельных и праздничных выходных;
- ежегодных основных и дополнительных отпусков.
Ежегодный основной отпуск – это время, которое отводится каждому трудящемуся на отдых с сохранением его места работы, непрерывного трудового стажа и среднего заработка. Что касается дополнительного отпуска, то он может быть оплачиваемым и неоплачиваемым. Неоплачиваемый дополнительный отпуск принято называть отпуском за свой счет (ст. 128 ТК РФ).
Предоставлять или нет такой отдых – это уже право руководителя. И только отдельным категориям служащих он предъявляется по их просьбе в обязательном порядке. Длительность отпуска без сохранения среднего заработка не превышает 60 дней .
Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении
При расторжении трудового контракта право сотрудника на отдых реализуется путем выплаты ему компенсации за все неиспользованное отпускное время (ст. 127 ТК РФ). Это правило является безусловным для лиц, которые заняты на вредных и опасных производствах. Они не могут договориться с работодателем о получении компенсации вместо дополнительного отпуска без увольнения, так как это не допускает ст. 126 ТК РФ.
Но лица, работающие по ненормированному графику, а также те, характер работы которых является особым, все же, могут действовать в обход второй части указанной выше статьи. Компенсируется ли им дополнительный отпуск без увольнения? Однозначно сказать нельзя, но нормы, которая бы запрещала это делать работодателю, нет.
Анализируя выше изложенное, можно отметить тот факт, что работники, занятые на вредных производствах, могут получить денежную компенсацию только за 1 неиспользованный дополнительный отпуск, так как все им в обязательном порядке используются до момента увольнения.
Личности с особым характером роботы, а также те, рабочее время которых является ненормированным, могут получить компенсацию за все неиспользованные дополнительные отпуска сразу при увольнении или договориться до этого момента с работодателем об осуществлении адекватной денежной замены.
Оздоровительная поездка дорого стоит? Узнайте о компенсации за путевку в санаторий .
Компенсация ГСМ положена работникам, которые используют личный транспорт. Подробнее в статье .
Последствия нарушения законодательства
Некоторые работодатели сами плохо разбираются в основных положениях ТК, что нередко приводит к многочисленным негативным последствиям. Часто назначается компенсация за дополнительный отпуск полностью, хотя по закону 7 дней должны предоставляться за сложные условия работы в обязательном порядке.
На основании такого нарушения может работодатель привлекаться к ответственности на основании ст. 5.27 КОАП. Поэтому назначаются меры наказания:
- руководитель предприятия уплачивает штраф в размере от 1 до 5 тыс. руб.;
- повторное нарушение может привести к дисквалификации на срок от 1 до 3 лет;
- на само предприятие налагается штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб.;
- предприниматели уплачивают штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
- вместо штрафа может применяться приостановление работы на срок до 90 дней.
Поэтому за дополнительный оплачиваемый отпуск компенсация назначается исключительно при учете положений ТК. Если они будут нарушаться, то владелец компании будет привлечен к серьезной административной ответственности. Выявляются нарушения работниками трудовой инспекции при проведении проверки. Дополнительно сами работники могут составить жалобу, если у них возникнут разногласия с руководителем предприятия.
Как выплачивается компенсация при увольнении сотрудника?
Достаточно распространенной является ситуация, когда человек увольняется, а при этом у него остается определенная часть неиспользованных дней отдыха. При таких условиях назначается компенсация дополнительного отпуска при увольнении, причем даже в случае, если он является обязательным и составляет только 7 дней.
Также может воспользоваться этими днями гражданин, чтобы не отрабатывать положенные 2 недели в компании. Для этого им составляется заявление на отпуск с последующим увольнением. Но именно сам работник предприятия принимает решение о том, как будет использоваться данный период времени.
Если же увольняется человек за счет того, что совершил какие-либо противоправные действия, то он может получить только денежную выплату. Компенсация дополнительного отпуска при увольнении назначается при выполнении последовательных действий:
- работник в письменном виде составляет заявление на увольнение на имя работодателя, в котором указывается, что он желает получить компенсацию за неиспользованные дополнительные дни отдыха;
- данное заявление согласовывается с руководством компании, так как руководитель фирмы не должен иметь какие-либо возражения;
- количество дней, за которые может выплачиваться компенсация, определяется в зависимости от того, когда был трудоустроен гражданин на предприятии;
- назначается отработка, равная 2 недели;
- после этого выплачиваются гражданину все положенные средства, представленные зарплатой и компенсацией, правильно рассчитанной бухгалтером;
- если вовсе гражданин сокращается, то он имеет право на выходное пособие, которое дополнительно назначается и в следующем месяце, если гражданин не сможет найти подходящее место для работы.
Если по каким-либо причинам работодатель выплачивает не полностью всю компенсацию, то первоначально следует узнать, почему не была выплачена вся сумма. Если отсутствуют для этого веские основания, то работник может обратиться в трудовую инспекцию, чтобы привлечь руководителя компании к ответственности, а также получить положенную компенсацию.
Компенсации за неиспользованные дополнительные отпуска при увольнениях
Средний заработок: В мае с учетом прогула отоработано 12 дней (12 дней*1,4)=16,8 6525,71:16,8=388,44 за день; Компенсация за основной отпуск составит: 2,33*358,56=835,45 рубКомпенсация за дополнительный отпуск:За 1 полный месяц, который отработал сотрудник ему положено:12 дн :12 мес*1 мес=1 день.1*388,44=388,44 руб начислена компенсация за доп. отпуск при увольнении.Итого:835,45+388,44=1223,89 (руб) Пожалуйста, посмотрите. правильно ли я сделала.
В ст. 116 ТК РФ прописан перечень лиц, претендующих на получение ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. К ним относятся:
- личности, которые работают во вредных или опасных условиях;
- лица с рабочим днем по длительности превышающим установленные нормативы;
- работники, характер труда которых правительством регламентируется как «особый»;
- личности, которые исполняют свои обязанности на дальнем Севере или уравненных к нему районах.
Последние две группы лиц, которым положен отплатный дополнительный отпуск, относятся к работникам с вредными или опасными условиями труда, так при выполнении своих трудовых функций они переживают большее напряжение и подвергают свою жизнь со здоровьем большему риску, чем прочие трудящие.
Расчет денежной компенсации за неиспользованный отпуск
Размер денежной компенсации за неиспользованный отпуск исчисляется исходя из среднего заработка за соответствующее количество дней не использованного на дату увольнения отпуска.
Средний заработок для расчета компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается в порядке, ежегодно утверждаемом Минтрудом России по согласованию с заинтересованными Министерствами и ведомствами, а также Минюстом России.
В настоящее время средний заработок для расчета компенсации определяется в соответствии с Порядком исчисления среднего заработка в 1999 году, утвержденным Постановлением Минтруда России от 22.01.1999 N 2 (далее по тексту — Порядок).
С утверждением в 2000 г. Минтрудом нового Порядка, его положения следует применять со времени, указанного в нем, или же по вступлению нового Порядка в законную силу (по истечении 10-ти дней со дня официального опубликования).
Для расчета компенсации определяется средний дневной заработок за три или двенадцать месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник, которому подлежит выплате компенсация, увольняется с работы.
При этом расчетный период в 12 календарных месяцев может использоваться бюджетными организациями только по согласованию с Минтрудом России, а остальными организациями — по согласованию с представителями работников (профсоюзом, советом трудового коллектива и т.п.).
В обязательном порядке в соответствии с п.12 Порядка расчетный период в 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором увольняется работник, для расчета компенсации за неиспользованный отпуск применяется в случае, если в используемом для определения среднего заработка расчетном периоде в три месяца работник не работал по причине участия в проводимой на предприятии забастовке, совершении им прогула или иным причинам, не нашедшим своего отражения в п.12 Порядка.
Дополнительный отпуск за непрерывный стаж работы
Отпуска за непрерывный стаж работы предоставляются в случаях, особо отраженных в действующим законодательстве.
Так, работникам легкой промышленности и лесного хозяйства такого рода отпуска предоставляются в соответствии с Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 29.10.1980 N 330/П-12 продолжительностью 24 рабочих дня после каждых трех лет. Перечень работ, профессий и должностей, которые дают право рабочим и служащим, занятым на работах в лесной промышленности и лесном хозяйстве, на получение ежегодного дополнительного отпуска за непрерывный стаж работы, изложен в Приложении N 1 к Постановлению Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС N 330/П-12.
Следует учитывать, что лицам, имеющим право на отпуск за длительный непрерывный стаж работы, денежная компенсация за такой отпуск выплачивается только при наличии всего стажа, требуемого для его предоставления.