Выявлена недостача денежных средств в кассе: проводка

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выявлена недостача денежных средств в кассе: проводка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

Инвентаризация кассы – виды, сроки, правила

По нормам текущего законодательства Российской Федерации, ревизия — это набор наиболее полная форма последующего финансового контроля, способная носить как плановый, так и внеплановый характер. Регламентированный учет, реализацией которого нужно заниматься в рамках строго установленного времени (в соответствии с бухгалтерской политикой бренда и нормативами сопутствующих законов), опирается преимущественно на положения из п. 15 Методических указаний Минфина №19. По предложенным правительственным постановлениям регулярная проверка кассы выполняется из-за:

• ликвидации и реорганизации учреждения;
• передачи имущества компании в аренду;
• подписания договорных бумаг о купле-продаже;
• создания годовой (квартальной) отчетности;
• обнаружения нехватки;
• порчи ценностей.

Обычно, о плановых процедурах ревизионного характера все сотрудники знают заранее. Люди тщательно готовятся к будущей инспекции, подбивая отчеты так, чтобы все сошлось «копейка в копейку». Именно поэтому систематический надзор подобного формата действительно работает (решает перечень присвоенных ему задач) исключительно в фирмах с честным коллективом.

Кто входит в состав инвентаризационной комиссии

Проводки по недостаче товара за счет виновного лица — это в первую очередь записи в бумажных журналах или компьютерных товарно учетных системах об изменении состояния объектов, находящихся на балансе предприятия. Заниматься созданием таких выкладок (и внесением их в отчеты и документацию) могут исключительно ответственные представители коллектива. Люди, наделенные подобным статусом посредством выпуска приказа, получают ряд особых полномочий, список которых также варьируется в зависимости от политики фирмы.

Данная область бухгалтерских дел контролируется законодательством, однако все предложенные правительством перечни носят рекомендательный характер. По правительственным нормативам предприниматель волен самостоятельно выбирать сотрудников, каждый из которых впоследствии войдет в состав ревизионного совета.

В качестве основных членов комиссии могут выступать не только главные бухгалтеры, но и рядовые кассиры, водители, управленцы любых отделов и так далее. Важным моментом здесь становится приказной бланк — именно он устанавливает список полномочий, присваиваемых определенным работникам.

Как выявляется недостача

Нетрудно догадаться о том, что весь процесс ревизионной деятельности регламентирован соответствующим разделом трудового и бухгалтерского законодательства. Основополагающий документ, устанавливающий правоприменение в данной области — это приказ Министерства финансов России от 13.06.1995. Как уже говорилось ранее, ревизия представляет собой исключительно подведомственный процесс, проводимый со стопроцентным упором на государственные постановления. В том случае, если во время реализации всех надзорных и контрольных операций был обнаружен недоучет, ответственные лица в обязательном порядке составляют следующие бумаги:

• сличительная ведомость;
• акт о расхождении;
• протокол деятельности комиссии;
• объяснительные материалы.

Причем учреждение может задействовать как типовые, унифицированные бланки и сертификаты, так и документацию, оформленную по внутренней бухгалтерской редакционной политике компании.

Проводки в бухгалтерском учете при недостаче

Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.

Проводки:

Дебет	Кредит	Пояснение
94	50	Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе
73-2	94	Сумма ущерба отнесена на кассира
70	73-2	Сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно

Шаг N 1. Собираем комиссию и отражаем недостачу в документах

После того как вы обнаружили недостачу, нужно инвентаризировать кассу. До 2012 г. такая процедура проводилась в соответствии со старым Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок). В этом документе был целый раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины», где подробно прописано, как инвентаризировать кассу.

А в новом Положении о ревизии кассы и учете недостач не говориться вообще. Скорее всего, это обусловлено тем, что новый документ предоставляет больше свободы юридическим лицам и предпринимателям в вопросах учета своих финансов. Тем не менее вы можете продолжать пользоваться старым, привычным порядком инвентаризации кассы несмотря на то, что конкретные требования в отношении этой процедуры теперь отсутствуют.

Недостача – условия обнаружения, действия работника и работодателя

Понятие «недостача» сформулировано в Налоговом кодексе РФ и «Правилах бухгалтерского учета». В Трудовом кодексе ему соответствует понятие «ущерб».

Согласно статье 238 ТК РФ, работодатель имеет право требовать с работника возмещения прямого действительного ущерба — того, который причинен по его вине, чему есть доказательства. Косвенный ущерб (например, недополученную выгоду) требовать нельзя.

Законом предусмотрен ряд случаев, когда материально ответственное лицо освобождается от необходимости компенсировать ущерб:

• имущество пострадало из-за стихийного бедствия;
• имел место нормальный хозяйственный риск (это юридический, обозначающий ситуацию, когда работник действовал в соответствии с законом, трудовыми нормами, своей квалификацией);
• ущерб причинен в результате самообороны;
• работодатель не обеспечил условия для сохранности имущества компании.

Список случаев, когда работник должен возместить недостачу и другой ущерб, приведен в статье 243 ТК РФ. По нему ответственность наступает, когда установлено, что работник действовал умышленно, либо под действием алкоголя, психотропных веществ, либо совершил преступление (имеется вступивший в силу приговор суда).

Обязан ли кассир возмещать недостачу по кассе

Должность кассира предполагает огромную ответственность, но обязанности в этой профессии должны точно соотноситься и с правами. Как избыток, так и недостаток не всегда являются виной кассира, так как ситуаций, которые могут привести к отличию суммы в кассе и расчётной, — масса.

В любом случае кассир как материально ответственное лицо обязан за свои просчёты платить из собственного кармана. Если в кассе образовался минус, кассир должен полностью возместить недостающую сумму. Эти действия регламентируются статьями 242 и 243 Трудового кодекса РФ. Причина недостачи в кассе при этом не важна — случайно или умышленно работник ошибся, он должен возместить ущерб.

Знаете ли вы?
Если сумма недостачи— менее месячного оклада работника, то работодатель может её взыскать без согласия проштрафившегося.
Финансовое взыскание — не единственный вид наказания за ненадлежащее исполнение своих рабочих обязанностей. В соответствии со статьями 192 и 193 Трудового кодекса работодатель имеет право применить к нерадивому сотруднику и дисциплинарные меры воздействия. Это может быть предупреждение, выговор, а в крайнем случае — и увольнение. Конечно, адекватный руководитель должен взвесить все за и против, прежде чем принять судьбоносное решение.

Каким документом оформляется недостача в кассе

Обычно недостача обнаруживается при оформлении кассиром Z-отчёта в присутствии ответственных лиц организации (руководитель, главный бухгалтер или другие уполномоченные ими лица). Сумма должна совпасть с количеством денежной наличности. Ошибка может быть обнаружена и в течение дневных операций, когда выручка сопоставляется с данными утреннего X-отчёта. Такую информацию можно снимать во время операционного дня как в целом, так и по секциям организации.

Важно!
При снятии информации с ККТ в течение дня его счетчики выдают данные, но не обнуляются.
После обнаружения недостачи касса подлежит инвентаризации. В современных законодательных рамках не прописана необходимость таких действий, вероятно, предпринимателям всё же даётся какая-то свобода распоряжения своими средствами. Но, исходя из простой человеческой логики, проверить правильность операций всё-таки стоит. В случае несоответствия в кассе оформляется акт по форме ИНВ-15, который составляется инвентаризационной комиссией.

Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?

В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.

Что делать при недостаче ТМЦ, выявленной при инвентаризации?

В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.

Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:

• смена материально-ответственного лица;
• стихийное бедствие, ЧС;
• смена собственника предприятия;
• вероятность хищения имущества фирмы.

Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо предпринять ряд действий. Первое, что нужно сделать — потребовать объяснений от кассира.

Для предоставления разъяснений ситуации ему выделяется 2 дня. Требование работодателя может быть оформлено документально или выражаться в устной форме. Отказ сотрудника от дачи показаний должен оформляться в виде акта.

В последующем работодателем проводится расследование. По его итогам определяется виновный, в результате действия или невнимательности которого возникла недостача. В случае вынесения ему взыскания составляется приказ.

Недостачи в кассе проводки

1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира.

   Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком.

   Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

2. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
3. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
4. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
   • кража – тайное присвоение чужого;
   • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
   • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
   • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Как проходит инвентаризация кассы

Чтобы начать инвентаризацию, руководство издает приказ и назначает инвентаризационную комиссию. Только для годовой инвентаризации приказ не нужен.

Инвентаризация кассы включает в себя проверку наличных, ценных бумаг, бланков строгой отчетности, переводов в пути, денежных документов (билеты на самолеты и поезда, топливные карты, путевки и пр.). В приказе на проведение инвентаризации можно обозначить конкретные объекты проверки.

Комиссия пересчитывает всю наличность в кассе и проверяет, соответствует ли остаток сумме, указанной в кассовой книге. Дополнительно проверяют кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, записи в кассовой книге и др.

Важно! На время инвентаризации касса закрывается — принимать и выдавать денежные средства нельзя.

На инвентаризации кассы должно присутствовать материально ответственное лицо — обычно это кассир. А перед началом проверки кассир должен подтвердить, что передал в бухгалтерию все расходные и приходные документы, оприходовал поступившие ценности и списал выбывшие.

Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?

В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.

Что делать при недостаче ТМЦ, выявленной при инвентаризации?

В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.

Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:

• смена материально-ответственного лица;
• стихийное бедствие, ЧС;
• смена собственника предприятия;
• вероятность хищения имущества фирмы.

Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо предпринять ряд действий. Первое, что нужно сделать — потребовать объяснений от кассира.

Для предоставления разъяснений ситуации ему выделяется 2 дня. Требование работодателя может быть оформлено документально или выражаться в устной форме. Отказ сотрудника от дачи показаний должен оформляться в виде акта.

В последующем работодателем проводится расследование. По его итогам определяется виновный, в результате действия или невнимательности которого возникла недостача. В случае вынесения ему взыскания составляется приказ.

При оформлении на работу кассир должен ознакомиться с Порядком ведения кассовых операций и подписать приказ об ознакомлении. После этого с ним заключают договор о полной материальной ответственности.

В юридически грамотный договор обязательно включают пункт о полной матответственности в следующей формулировке: «Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам». Кроме этого, детально расписаны возлагаемые на кассира обязанности:

• своевременно сообщать о возможной угрозе имуществу;
• принимать участие в инвентаризации и проверках, подтверждающих целостность денежных средств (например, проверять купюры на подлинность);
• осуществлять меры в отношении бережного использования и сохранности средств работодателя;
• ежедневно сдавать требуемую отчетность по движению денег, вести кассовую книгу и т. д.

Документ составляется в двух экземплярах и подписывается каждой из сторон. Один экземпляр передают сотруднику, другой – остается у работодателя.

Мат ответственность работника перед собственником вверенного ему имущества заключается в следующем.

Работник в случае возникновения проишествия обязан будет возместить материальный ущерб, который был нанесен по его вине. Но для того, чтобы предъявить такое обвинение, необходимы доказательства. Если кассир понимает свои ошибки, то здесь все понятно, но если он не согласен с обвинением, то может его опротестовать вплоть до обращения в судебный исполнительный орган.

Опытный и грамотный кассир перед тем как приступить к выполнению своих прямых обязанностей должен подробно изучить свои права и обязанности. Обязанности кассира на предприятии регламентируются документом, который называется Порядком ведения кассовых операций в РФ, который был утвержден Решением совета директоров Банка России еще в 1993 году.

Ответственность кассира бывает полной или ограниченной. Также ее можно классифицировать по другим критериям и разделить на такие виды:

• материальная;
• административная;
• уголовная;
• налоговая.

Ограниченная – возмещение материального ущерба, не превышающего среднемесячный уровень заработной платы в размере месячного дохода работника. Иными словами, если кассир имеет зарплату 30 тысяч рублей, а недостача составляет 50 тысяч, то он возмещает только лишь 30 тысяч рублей.

Полная не зависит от размера среднемесячного дохода гражданина. Если по вине работника был нанесен ущерб в 200 тысяч рублей, то именно эту сумму он и должен будет возместить работодателю. Основанием для полной материальной ответственности должны быть соответствующие документы.

Кроме этого, полную ответственность можно применить только к лицам, которым уже исполнилось 18 лет.

Как провести недостачу по бухгалтерии

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
   • дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
2. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
   • дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
3. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.

Похожие записи:

• Согласование перепланировки нежилого помещения
• Льготы пенсионерам в 2023 году
• Льготы по оплате электроэнергии в 2022 году