Как выставить счет на оплату от ИП: подробная инструкция
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выставить счет на оплату от ИП: подробная инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда продавец хочет получить деньги за свой товар, он может предъявить покупателю счёт на оплату с указанием основания платежа, суммы и банковских реквизитов. Перечисление денег покупателем означает его согласие с ассортиментом и условиями поставки продавца.
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
-
Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
-
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
-
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Как заполнить счёт-фактуру
Продавец должен выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, услуг, или получения предоплаты. Счёт-фактуру делают в 2 экземплярах, один — для покупателя, другой для продавца.
- заполнение начинается с номера документа и его даты (номер должен быть последовательным, по возрастанию);
- указываются реквизиты продавца (полное наименование, адрес, ИНН и КПП);
- пишутся данные о грузоотправителе и грузополучателе. Нужно заполнять только при продаже товаров. При оказании услуг и выполнении работ ставятся прочерки;
- ставим ссылку на платёжно-расчётный документ (платёжное поручение), его номер и дата;
- заполняем наименование валюты и её код по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль 643);
Переходим к заполнению таблицы:
- столбец 1 — название объекта договора (как прописано в самом договоре);
- столбцы 2 и 2а: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения и её условное обозначение. Например, 796 штука;
- столбец 3 — количество или объём;
- столбец 4 — цена за единицу измерения;
- столбец 5 — стоимость товара (работ, услуг) без налога;
- столбец 6 — в том числе стоимость акциза (если нет, пишем «без акциза»);
- столбец 7 — налоговая ставка НДС (может быть 0%, 10%, 20%);
- столбец 8 — сумма налога (НДС) предъявляемого покупателю;
- столбец 9 — стоимость товара (работ, услуг) с налогом (НДС);
- столбцы 10 и 11 относятся к импортным товарам. 10 — код страны происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира, 10а — её краткое наименование. Например, 156 Китай. 11 столбец — номер таможенной декларации.
Для чего нужно оформление счета
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.
Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.
Чего в счёте быть точно не должно
Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:
-
Реквизиты плательщика помимо его наименования.
-
Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.
-
Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.
-
Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.
Когда необходимо выставлять
Это документ, который является доказательством проведенной сделки для бухгалтерии, фирмы или другой организации.
В обязательном порядке счет выставляется в следующих случаях:
- Если компания работает на рынке и освобождена от налога на добавленную стоимость по статье 145 Налогового кодекса РФ
- Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
- Пункт 1 статья 169 Налогового кодекса РФ – процесс торговли документально оформлен от личного имени и с применением ОСН
- Статья 168 Налогового кодекса РФ – предприятие получило частичную предоплату
- Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.
Что такое счет и его обязательные реквизиты
Счет – это документ, отображающий основные моменты предстоящей сделки. Основная цель его формирования – требование к оплате за определенные услуги или поставку товара.
Как выставить счет? Прежде всего, это платежный документ, поэтому он должен содержать банковские реквизиты для оплаты. Помимо этого, в счете должна присутствовать следующая информация:
- полные данные индивидуального предпринимателя, а именно Ф. И. О. и ИНН;
- наименование организации, которая будет оплачивать счет, ее налоговый код;
- если счет выставляется согласно условий подписанного договора, то в документе указывается ссылка на него;
- адрес места расположения предпринимателя;
- полные реквизиты счета (номер и дата), чтобы его можно было идентифицировать от других требований;
- наименование товара или услуги с максимальным описанием продаваемой продукции;
- количество поставляемого товара;
- стоимость за единицу и общая сумма.
В конце документа необходимо указать полную сумму, подлежащую оплате. Если предприниматель на ОСН, то указывается размер суммы с НДС цифрами и прописью. В самом конце проставляется подпись ИП, если есть бухгалтер, то и его подпись и печать (при наличии).
В качестве дополнительных условий, в счете можно указывать:
- условия поставки;
- срок отгрузки товара или предоставления услуги;
- скидки;
- обязательства сторон;
- штрафные санкции.
Обязательные реквизиты документа
Обязательно укажите реквизиты продавца и покупателя.
Сведения о продавце:
- полное наименование компании или Ф. И. О. (для ИП);
- полный адрес;
- ИНН;
- КПП;
- номер расчетного счета;
- номер корреспондентского счета;
- БИК;
- контактные данные — номер телефона, адрес электронной почты.
Сведения о покупателе:
- для организаций — наименование, адрес регистрации, ИНН, КПП, банковские реквизиты;
- для ИП — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации, ИНН, банковские реквизиты;
- для физических лиц — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации.
Направление счета контрагентам
Отправление по факсу, электронной почте ускоряет общение между продавцом и контрагентом. Чтобы провести оплату, можно предоставить и копию счёта.
Требование оригинала может стать дополнительной страховкой для тех, кто только начинает сотрудничество. Оригиналы выставляются при подписании договора по почте, либо через курьеров.
- Первый шаг – выставление счета-фактуры на посредника, со стороны продавцов.
- Посредник использует этот документ, чтобы оформить свой счет, уже на имя заказчика. Номер выставляется в соответствии с хронологией оформления документов. Главное – чтобы все данные соответствовали информации, предоставленной стороной продавца. При этом посредник не вправе предоставлять один сводный документ, если товар приобретается у нескольких продавцов. Наименование организации-посредника тогда будет относиться к дополнительной информации.
- Посредник использует вторую часть в журнале по учёту, чтобы зарегистрировать фактуру от продавца. Это правило актуально и для посредников, которые не платят НДС. Но счет не требует регистрации в книге покупок.
- Счет-фактура выставляется на имя заказчика, на сумму вознаграждения для посредника.
- Заказчик сам регистрирует у себя данный документ.
Пример счета-фактуры для ИП.Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
- Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
- Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
- Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
- Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
- «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.
Форма счета на оплату
Законодательство не содержит унифицированной формы этого документа. Компании и ИП вправе создать свой бланк счета на оплату либо воспользоваться представленными ниже.
Если решили создавать свою форму, учитывайте, что она обязательно должна иметь банковские реквизиты поставщика, отражать предмет сделки, содержать наименования реализованных товаров, оказанных услуг либо выполненных работ, а также их количество, стоимость единицы и общую.
Также можете привести в ней:
- дату, когда она составлена и порядковый номер (нумерация может быть любая, удобная вам);
- основания для выставления;
- контакты фирмы или ИП, в частности, почтовый индекс, адрес, номер телефона и адрес электронной почты;
- подписи гендиректора и главбуха (для компаний), подпись ИП;
- печать (но напомним, что она не обязательна к применению с 2016 года);
- фирменный логотип.
Бланк счета можно составить как в бумажном, так и в электронном виде.
Счет на оплату образца 2019 года:
Счет на оплату фиксирует реквизиты продавца и покупателя, а также количество и стоимость приобретенных товаров, работ и услуг. С таким документов знаком каждый бизнесмен и бухгалтер. Этот документ не теряет своей актуальности и в 2019 году.
Счет требуется, чтобы покупатель знал, какие товары, работы и услуги он должен оплатить, по каким реквизитами перечислить деньги, когда и в каком объеме. Также в счете выделяется сумма НДС, которую в 2019 году нужно перечислить в бюджет. Основание для выставления счета – это договор сторон. Порядок, в котором выставлять счета, прописывают в договоре.
Счет на оплату в 2019 году можно не выставлять, если в договоре прописан порядок оплаты и все реквизиты контрагентов. Также счет не нужен, если в договоре нет условия про его выставление.
Выставить счет онлайн можно в электронном виде. Продавец один бумажный вариант должен оставить у себя. Второй экземпляр отправляется покупателю обычным письмом. Некоторые продавцы отправляют покупателю чек через интернет, т.е. письмом на электронную почту. Но чаще всего бухгалтер отправляет чек покупателю обычным письмом, а второй экземпляр распечатывает, вкладывает в папку под названием «Счета».
Помимо этого, чек на оплату клиенту можно передать через приложение «Мое дело». Продавцу только требуется его сформировать, отправить клиенту ссылку на него. Распечатывать документ не требуется. Клиент просто должен пройти по полученной ссылке, нажать на кнопку «Оплатить».
И если продавец оформляет каждый месяц одни и те же чеки, то ему не требуется каждый раз создавать новый бланк. Бизнесмен может сохранить старый бланк в шаблонах, а позже нажать на кнопку «Копировать» и открыть счет на новой странице.
Из приложения «Мое дело» можно оформить даже несколько чеков. Для этого клиенту только требуется войти в приложение, поставить галочки напротив нужных ему платежных документов. Далее ему требуется нажать только на вкладку «Создать». Система самостоятельно оформит нужные акты, накладные. Готовые документы скачать очень легко. Причем скачиваются бумаги в нужном формате.
Оформляется чек на оплату очень просто.
В верхней части бумаги указываются данные лица, получающего денежные средства.
Здесь вписывается:
- название фирмы;
- ИНН;
- КПП;
- сведения о финансовом заведении, обслуживающем продавца;
- реквизиты счета.
В середине бумаги фиксируется название документа, его номер, дата создания.
Ниже следует указать лицо, которое будет отправлять финансы. Здесь указывается название фирмы, получившей товар или услугу.
Далее указывается название товаров или услуг, их стоимость. Обычно товары вписываются списком или таблицей.
Таблица состоит из следующих разделов:
- столбик: Порядковый номер купленного товара, оказанной услуги.
- столбик: Название товара или услуги. Сокращать название нельзя.
- 3, 4 столбик: Указываются количество, единицы измерения. Это могут быть штуки, килограммы, литры.
- 5 столбик: указывается цена за единицу измерения. В последнем абзаце указывается общая стоимость товара, которую оплатил клиент.
В каких ситуациях выставляется счет
Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.
Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.
Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.
Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.
Когда необходимо выставлять
Это документ, который является доказательством проведенной сделки для бухгалтерии, фирмы или другой организации.
В обязательном порядке счет выставляется в следующих случаях:
- Если компания работает на рынке и освобождена от налога на добавленную стоимость по статье 145 Налогового кодекса РФ
- Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
- Пункт 1 статья 169 Налогового кодекса РФ – процесс торговли документально оформлен от личного имени и с применением ОСН
- Статья 168 Налогового кодекса РФ – предприятие получило частичную предоплату
- Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.
Может ли счет быть выставлен раньше договора
Выставление счета до того, как договор был заключен, не является ошибкой. Главное, чтобы не было расхождения в датах – в качестве основания указывается документ с более поздней датой. Если счет оформлялся раньше, то его следует упомянуть в договоре, прописав, что договор распространяется и на счета, выставленные до его заключения. Но в этом случае следует подготовить акт сверки, где фиксируется, что полученные денежные средства – предоплата по заключенному договору.
Несмотря на то, что закон разрешает при определенных условиях оплачивать счет без договора, эксперты предупреждают, что с налоговиками общаться проще, когда он все-таки заключен. Особенно, когда речь идет не о разовой сделке, а о постоянном сотрудничестве. Это можно сделать и после оплаты счета, если стороны нацелились на долгосрочную работу.
Перечень форм для выставления счета на оплату
Известно несколько вариантов, из-за чего иногда возможна путаница.
В чем особенности каждого вида:
- Счет-договор — идентичен «привычному», но добавочно содержит реквизиты контракта. Этот вид фиксирует условия доставки и оплаты (предоплата или постоплата, наличный или безналичный расчет), процедуру рекламаций, обмена, и прочие моменты. Обычно он заменяет стандартное соглашение (если сумма сделки небольшая).
- Счет-фактура — свидетельствует о факте покупки товара (услуги), фиксирует наличие НДС. Используется ИП и фирмами, осуществляющими деятельность с применением общего режима налогообложения.
Похожие записи:
Пример счета-фактуры для ИП.