Инструкция: составляем приказ о передаче топливной карты сотруднику

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем приказ о передаче топливной карты сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чаще всего нефтепродукты на АЗС хранятся в двустенных стальных резервуарах, соответствующих нормативным требованиям, или фасованными в тару. Порядок хранения продуктов в емкостях должен быть организован так, чтобы их загрязнение или смешивание были исключены, потери сведены к минимуму, а качество полностью сохранено. В емкостях с бензином не должно быть подтоварной воды более установленного уровня, который обеспечивается конструкцией устройства для дренажа жидкости. Емкости могут заполняться нефтепродуктом не более чем на 95 % от их объема.

Особенности операций по приему нефтепродуктов на АЗС

Основной транспорт, используемый для доставки нефтепродуктов на АЗС, – автомобильный. Прием привезенного продукта осуществляют как минимум 2 оператора.

Во время данной операции должны быть приняты меры по:

• обеспечению наличия средств для первичного тушения пожара;
• предотвращению пролива нефтепродукта;
• быстрой ликвидации последствий разлива продукта.

Перед началом операции перекачки топлива или масла операторы должны удостовериться в том, что:

• технологическое оборудование, участвующее в приеме продукта, исправно;
• нефтепродукт, который планируется наливать в резервуар (или его отсек), соответствует уже находящемуся там продукту;
• заправка автомобилей прекращена;
• сливное устройство автоцистерны исправно;
• двигатель автомобиля выключен (этот пункт актуален для тех случаев, когда нефтепродукт сливается в ТС самотеком или перекачивается насосом АЗС).

Если автоцистерна не опломбирована, оператор АЗС должен проверить уровень продукта по планке, установленной на горловине, и убедиться с помощью водочувствительной ленты, что в АЦ отсутствует вода. Оператору необходимо проверить соответствие данных, указанных в товаротранспортной накладной, с результатами проведенных измерений.

Также необходимо:

1. Взять пробу нефтепродукта для измерения его температуры. Помимо этого берется арбитражная проба, которая должна храниться еще в течение суток после продажи всего объема продукта.
2. Открыть задвижку в аварийный резервуар, в который собирается аварийно или случайно пролитый продукт.
3. Закрыть задвижку, которая блокирует возможность отведения поверхностных вод с площадки для АЦ в очистные сооружения.
4. Присоединить рукав цистерны к сливному устройству, а саму цистерну заземлить.
5. Передавать нефтепродукт из АЦ в резервуар только через фильтрующий элемент.

Правила учета ГСМ: проводки

Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Покупка ГСМ по топливным картам и талонам
Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса	60, субсчет «авансы выданные»	51
Принятие к вычету НДС с выданного аванса	68, субсчет «расчеты по НДС»	76
Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей).	10	60
Отражение НДС по ГСМ	19	60
Принятие к вычету НДС по ГСМ	68, субсчет «расчеты по НДС»	19
Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса	76	68, субсчет «расчеты по НДС»
Покупка ГСМ за наличные
Выдача денег под отчет на покупку ГСМ	71	50
Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя	10	71
Отражение НДС по приобретенным ГСМ	19	71
Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ	68, субсчет «расчеты по НДС»	19

Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ

Вопрос №1:

Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?

Ответ:

Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.

Вопрос №2:

Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?

Ответ:

Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Организация расчетов по ГСМ с водителями и другими работниками предприятия

На основании учетных данных на предприятии выявляются отдельные автомобили, по которым водителями допускаются перерасходы топлива по сравнению с нормируемой величиной.

Для выяснения причин перерасходов назначаются административные расследования. При проведении таких расследований проверяются правильность исчисления нормативного и фактического расхода топлива, выясняются причины перерасхода, а при необходимости проводятся контрольные замеры.

Если причиной перерасхода послужило техническое состояние автомобилей, должно быть организовано техническое обслуживание и ремонт автомобилей.

При наличии вины водителей работодателем может быть принято решение о привлечении работника к полной (на основании пп.5 и 6 ст.121 КЗоТ РФ) или ограниченной (ст.118 КЗоТ РФ) материальной ответственности, а также о расторжении с ним трудового договора (контракта) по п.3 «систематического неисполнения работником без уважительных причин возложенных обязанностей» или п.8 «совершения по месту работы хищения» ст.33 КЗоТ РФ (при обязательном наличии подтверждающих и обосновывающих документов).

Удержания из заработной платы производятся только по приказам руководителя предприятия и с письменного согласия работника в пределах до 20% выплачиваемого заработка.

Сумма, причитающаяся к удержанию с работника, отражается по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В бухгалтерском учете расчеты оформляются в следующем порядке:

дебет счетов 20, 25, 26, 29 кредит счета 10 — отнесение на себестоимость ГСМ в размерах установленных норм или определенной израсходованной части;

дебет счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 10 — отнесение остатка фактически израсходованных ГСМ (разница между фактическим расходом и нормируемой величиной);

дебет счета 73 кредит счета 84 — отнесение стоимости ГСМ на расчеты с работниками по возмещению их стоимости;

дебет счета 73 кредит счета 68 — восстановление суммы НДС (в случае, если до этого была отнесена на расчеты с бюджетом) в части ГСМ, отнесенных к возмещению работником;

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» кредит счета 73 — производство удержаний из заработной платы;

дебет счета 88 кредит счета 73 — отнесение части ГСМ за счет средств работодателя.

При работе на одном автомобиле нескольких водителей учет расхода топлива по каждому из них ведется раздельно.

Допускается при взаимной договоренности водителей, надлежащим образом оформленной документами, учитывать расход топлива на «один наряд» с солидарной ответственностью водителей за расход топлива автомобилем.

При бригадном методе работы с согласия работников, оформленного установленным порядком, допускается введение солидарной ответственности за расход топлива.

Предприятия, использующие транспортные средства, разрабатывают положения о материальном стимулировании работников за экономию горюче — смазочных материалов.

В таких положениях устанавливаются: показатели премирования (за что премируются работники, в каких пределах и т.п.), условия премирования (при выполнении каких условий работники имеют право на получение премии — отсутствие нарушений трудовой дисциплины, прогулов и т.п.), категории премируемых работников (в первую очередь водители, обслуживающие транспорт работники, управленческий персонал, работники, занятые учетом и хранением ГСМ, и др.) с распределением сумм премий между ними, источники выплаты премий, порядок учета и отчетности на предприятии по суммам сэкономленных ГСМ и др.

Выплата премий осуществляется на основании приказа по предприятию с указанием источников погашения затрат.

Вознаграждения, выплачиваемые за экономию топлива, предприятия вправе относить на себестоимость продукции (работ, услуг) по элементу «Затраты на оплату труда» как «премии за производственные результаты».

Общий размер выделяемых на премирование сумм ограничивается стоимостью сэкономленного ГСМ. Непосредственно по каждому водителю размер премий устанавливается по результатам экономии (в процентах от суммы экономии), по другим категориям работников, в том числе управленческого аппарата, — в процентах от остатка сумм экономии, выделяемых на премирование.

Начисленные суммы премий в полной мере учитываются при исчислении среднего заработка в соответствии с Порядком исчисления среднего заработка в 1998 году, утвержденным Постановлением Минтруда России от 16 января 1998 г. N 1. При этом месячные премии учитываются полностью (при условии, если в месяце расчетного периода выплачено не более одной премии за экономию ГСМ; если более — учитывается большая), премии за период, превышающий один месяц, — не более одной в части, приходящейся на месяц расчетного периода (квартальные — в размере 1/3, полугодовые — в размере 1/6 и т.п.).

Отдельные вопросы налогообложения

В соответствии с п.19 Инструкции о порядке исчисления НДС при приобретении ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях НДС для отнесения в дебет счетов 19 выделяется расчетным путем (при ставке НДС в 20% расчетная ставка составляла 13,79%).

Подтверждением этого должны послужить кассовый чек АЗС либо документы, приложенные к чеку (товарный чек, накладная и т.п.), если в чеке нет аббревиатуры «АЗС».

НДС по ГСМ, приобретенным у других продавцов (организаций), не выделенному в расчетных или первичных документах, выделение НДС расчетным путем не производится.

В соответствии с п.2.1.8 Инструкции по определению розничного товарооборота и товарных запасов юридическими лицами, осуществляющими розничную торговлю и общественное питание, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 апреля 1996 г. N 25, продажа автозаправочными станциями ГСМ по талонам приравнивается к продаже за наличный расчет.

В связи с этим при закупке ГСМ по талонам выделение налога на добавленную стоимость производится таким же порядком, как и при покупке за наличный расчет на АЗС.

Предприятия, реализующие горюче — смазочные материалы (как в порядке торговли, так и ненужных), являются плательщиками налога на реализацию ГСМ (Инструкция Госналогслужбы России от 15 мая 1995 г. N 30 «О порядке исчисления и уплаты налогов, поступающих в дорожные фонды» (с учетом последующих изменений и дополнений)).

При этом, так как в настоящей статье речь идет о предприятиях — не изготовителях или продавцах ГСМ, налогооблагаемой базой для них является сумма разницы между выручкой от реализации горюче — смазочных материалов исходя из фактических цен реализации, но не ниже фактической себестоимости (без НДС) и стоимостью их приобретения (без НДС).

Предприятия, осуществляющие обмен ГСМ на какой-либо товар (выполненные работы, оказанные услуги), уплачивают налог от суммы разницы между стоимостью этих товаров (работ, услуг), но не ниже рыночных цен обмениваемых ГСМ, сложившихся на момент совершения сделки (без НДС), и стоимостью их приобретения (без НДС).

Ставка налога — 25%.

Исчисление налога оформляется проводкой:

дебет счета 48 кредит счета 67 «Расчеты по внебюджетным платежам».

Разработка правил пользования служебным автомобилем

Во многих компаниях работники получают в пользование служебный автомобиль, правила пользования которым регулируются порядком получения автомобиля работниками. Здесь же должны быть прописаны условия его эксплуатации, возмещение расходов на техническое обслуживание, представление отчетности.
Сейчас достаточно распространенным явлением в организациях в рамках соцпакета является предоставление служебного автомобиля сотруднику. Как правило, компании предоставляют корпоративный автомобиль работникам, занимающим определенные должности (директору по производству, финансовому директору и т.д.), либо сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам или партнерам (менеджеру по закупкам, менеджеру по продажам и т.д.).

Предоставляемый автомобиль может быть приобретен компанией в свою собственность либо использоваться на условиях аренды или лизинга. Работники при этом получают доверенность от компании на управление автомобилем.

Для урегулирования вопросов, связанных с использованием автомобиля, рекомендуется разработать положение об использовании служебных автомобилей работниками компании. Данный документ может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и издаваться в качестве приложения к Правилам внутреннего трудового распорядка наряду с правилами пользования локальной сетью и Интернетом, мобильной связью.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

• каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
• исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

• наименование предприятия,
• дату составления документа,
• данные о водителе,
• данные о марке и государственном номере автомобиля,
• полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Обновленные нормы расхода ГСМ.

Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23-р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразу­мевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.

Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23-р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23-р предписывают:

Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03-2609);

Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57, от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).

Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ-23-р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02-10-010/55111).

Если Распоряжением № АМ-23-р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03-03-06/4/71, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

Правила учета ГСМ — нормативы

Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:

• заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
• собирают комиссию и производят замеры.

Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):

1. В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
2. Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
3. По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
4. Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
5. Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.

Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ

Вопрос №1: Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?

Ответ: Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.

Вопрос №2: Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?

Ответ: Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Приказ на выдачу топливных карт образец

Журнал учета топливных карт Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт.* Типовой формы данного документа нет, поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется.

1. Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
2. Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
3. Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
4. В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
5. Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.

Положение о топливных картах на предприятии образец

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.

Учитывая, что товарная накладная и отчет (реестр) по операциям бюджета по топливным картам представляется предприятию процессинговым центром по окончании месяца, в котором были приобретены нефтепродукты с использованием смарт-карт, у организаций-покупателей возникают проблемы с признанием расходов на топливо. Ведь списать на затраты стоимость приобретенных нефтепродуктов можно только после принятия их к учету. В свою очередь горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании имеющихся первичных учетных документов, которые поступают к организации-покупателю согласно условиям договора лишь в конце отчетного месяца.

Законодательное обоснование

Размер зимних надбавок определяется в зависимости от региона. При их установлении учитываются значения температур воздуха, средняя длительность зимы. Обычно размер надбавок утверждается местными властями. Но если региональное распоряжение отсутствует, то приказ издает руководитель фирмы.

Нормы расхода ГСМ устанавливает Минтранс. Но фирма не обязана их использовать, так как в НК нет требования о нормировании трат на топливо (письмо Минфина №03-03-06/1/2875 от 27 января 2014 года). Если организация решит учитывать фактические расходы, ей придется установить способ контроля над обоснованностью трат на списание материалов. Для этого нужно оформить распоряжение со ссылкой на приказ Минтранса, указать марку ТС и определить лимиты.

При самостоятельной разработке норм нужно опираться на следующие значения:

• Время года.
• Размер пробега авто.
• Срок эксплуатации ТС.
• Качество дорожного покрытия.
• Средняя скорость движения.
• Загруженность авто.

Предельный размер надбавок устанавливает Минтранс. К примеру, для Москвы он составляет 10%.

Что говорит налоговое законодательство

Базовая норма расхода топлива, установленная Минтрансом, не является обязательной. Налоговый кодекс не содержит требований о необходимости нормирования расходования ГСМ. Расходы на топливо для автотранспорта организация вправе списать в размере фактических затрат. Это правило действует и для ОСНО при расчете налога на прибыль, и для УСН.

Этой позиции на сегодняшний день придерживается и Минфин (письмо от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Контролирующие органы указывают, что затраты на ГСМ должны быть экономически оправданны и документально подтверждены, а каких-либо требований об их нормировании в НК РФ не установлено. Но налогоплательщик вправе установить объемы списания, опираясь на приказ Минтранса о нормах расхода топлива ГСМ на 2021 год (точнее, на методические рекомендации Минтранса, утвержденные распоряжением от 14.03.2008).

Достаточно длительное время контролирующие органы придерживались противоположной точки зрения. Еще в 2010 году в письме от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57 Минфин указывал на обязанность налогоплательщика применять нормативы расходования топлива, установленные Минтрансом. Но затем под влиянием судебной практики точка зрения Минфином была изменена. И теперь для применения иных нормативов списания налогоплательщику необходимо документально обосновать правомерность списания ГСМ в том объеме, в котором они были фактически израсходованы.

Похожие записи:

• Когда запустят третий мультиплекс цифрового телевидения
• Из больницы — в налоговую. Как вернуть деньги, потраченные на лечение
• Больничные листы: правила оформления нетрудоспособности