Как оформить и учесть оплату сотрудникам проезда на общественном транспорте
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить и учесть оплату сотрудникам проезда на общественном транспорте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.
Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.
Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.
Расходы на проезд как часть оплаты труда и как необходимость
Прежде всего нужно отметить, что затраты на проезд сотрудников могут быть двух видов:
- Те, которые прописаны во внутренних актах организации и закреплены в трудовом договоре. При таком подходе затраты на проезд включаются в заработную плату и являются ее частью. К таким расходам относятся затраты на поездки в общественном транспорте, в виде материальной помощи строго ограниченному кругу сотрудников
- Доставка работников до места работы может быть организована силами самого работодателя. Приведем простой пример. Рабочий цех находится в труднодоступном месте за городом, общественный транспорт туда не ходит, а ближайшая остановка находится очень далеко от места работы. В связи с этим работодателем был приобретен автобус и осуществляется доставка рабочих к месту работы. Если у работодателя своего транспорта нет, то можно заключить договор с компанией, которая будет осуществлять такую перевозку
В том случае, когда компенсация за проезд включается в состав зарплаты, она является полноценной частью дохода и сумма должна облагаться зарплатными налогами.
Документы, подтверждающие расходы на проезд
Для того чтобы расходы были компенсированы и приняты к учету, необходимо подтвердить не только их обоснованность. Каждый факт проезда должен быть подтвержден документально.
Проще всего дело обстоит с командировочными расходами. Сотрудник должен предоставить все билеты на проезд, квитанции, чеки, электронные билеты или другие документы, которые могут подтвердить факт оплаты проезда.
Если у организации есть свой автобус, который развозит работников, то учету подлежат затраты на топливо на основе путевых листов и установленных нормативов расхода топлива. Покупка бензина, запасных частей для ремонта и прочие подобные расходы, связанные с перевозкой сотрудников, подтверждаются первичными бухгалтерскими документами.
В том случае, если услуги по перевозке оказывает транспортная организация, то нужен акт выполненных работ, договор на выполнение перевозок.
Оплата проезда работников
С вступлением в силу новой редакции Трудового кодекса РФ несколько изменились правила учета и налогообложения средств, потраченных на возмещение стоимости проезда сотрудников до места работы или по служебным делам. В нашем материале освещены введенные новшества и даны схемы бухгалтерских проводок как для коммерческих, так и для бюджетных организаций.
В своей деятельности организации зачастую сталкиваются с необходимостью изыскания источников финансирования расходов на оплату доставки своих работников к месту работы и обратно, а также на оплату проезда на общественном и ином транспорте должностных лиц, трудовые обязанности которых предусматривают необходимость постоянных служебных разъездов.
С 06.10.2006 (дата вступления в силу Закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ, внесшего изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации) обязанности работодателей по возмещению расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, закреплены в ст. 168.1 новой редакции ТК РФ.
Согласно новым положениям указанной категории работников возмещаются следующие расходы, связанные со служебными поездками:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Возместим, если…
Конкретные размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также закрепляться непосредственно в заключенном между сторонами трудовом договоре.
Исходя из практики к работникам с разъездным характером работы могут быть отнесены курьеры, экспедиторы, работники жилищно-коммунального хозяйства (электрических, газовых, водопроводных, канализационных сетей), строительных организаций, учреждений связи и др.
При этом следует учитывать, что согласно положениям действующего законодательства организации самостоятельны в изложении перечня работ, профессий и должностей, выполнение трудовых обязанностей по которым предусматривает разъездной характер работы. Наряду с этим принятые решения должны быть обоснованы и основаны на разработанных в организации должностных инструкциях или на положениях трудовых договоров, заключенных с работниками.
В случае если в той или иной должностной инструкции и (или) в трудовом договоре с работником не будет ссылок на то, что выполнение трудовых обязанностей работником предусматривает необходимость постоянных и (или) периодических служебных разъездов, возмещение организациями расходов по проезду может трактоваться проверяющими органами как скрытая форма материального вознаграждения работников с дальнейшими последствиями.
Подготовьте документы
При разработке и согласовании соответствующих перечней работ, профессий и должностей работников с разъездным характером работы организации вправе использовать положения нормативных правовых актов (включая внутриведомственные). В частности, организации электрических сетей вправе применять нормы Постановления Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 27.05.81 № 149/9-67 «О порядке и размерах возмещения расходов работникам предприятий электрических сетей системы Министерства энергетики и электрификации СССР, постоянная работа которых имеет разъездной характер», сохраняющего свою силу согласно ст. 423 ТК РФ.
Исходя из изложенного разрабатывать соответствующий перечень нужно на основе следующих принципов:
· должностные обязанности работников, закрепленные в трудовом договоре, должностной инструкции или ином подобном локальном нормативном акте, предусматривают необходимость служебных разъездов;
· работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения возложенных на них обязанностей.
При разработке перечня следует также учитывать интенсивность привлечения тех или иных категорий работников к служебным разъездам. Например, курьеры изначально могут обеспечиваться едиными проездными документами, а, например, бухгалтеры — только разовыми (если расходы на их приобретение изначально не превысят расходы на приобретение единых проездных документов).
Возмещение транспортных расходов в силу закона
Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.
Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).
Особенности применения статьи 325 ТК РФ
«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 7
Особенности применения статьи 325 ТК РФ
Статьей 325 ТК РФ предусмотрено, что работники организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года стоимости проезда в пределах территории РФ к месту отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг. В статье расскажем о применении данной нормы к женщинам, работающим в такой организации, но находящимся в отпуске по уходу за ребенком.
В ст. 325 ТК РФ сказано, что порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, и членов их семей устанавливается Правительством РФ. В настоящее время Правила компенсации указанных расходов (далее — Правила) установлены Постановлением N 455 .
———————————
Постановление Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей».
Отметим, что Правила относятся только к работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета. Для работников организаций, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату проезда и провоза багажа к месту отдыха и обратно устанавливаются органами власти субъектов РФ.
Для работников организаций, финансируемых из местных бюджетов, — органами местного самоуправления. Однако на практике органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти и другие работодатели закрепляют в соответствующих нормативных актах те же правила, которые разработаны Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета, с некоторыми нюансами.
Поэтому за основу возьмем порядок компенсации, установленный на федеральном уровне.
Итак, согласно п. 4 Правил право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы.
В дальнейшем у работника возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации — начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и т. д.
Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.
По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Также отметим, что перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя (ст. 260 ТК РФ). То есть очередной ежегодный отпуск женщина по своему желанию может использовать как до отпуска по беременности и родам, так и после отпуска по уходу за ребенком.
Обратите внимание! Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется не за календарный год, а за рабочий год. Об этом сказано в Письме Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0.
- Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
- — время фактической работы;
- — время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- — время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- — период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- — время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Кроме этого, в трудовом законодательстве отмечены периоды времени, которые не засчитываются в стаж работы, на основании которого предоставляется ежегодный отпуск. В соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время:
- — отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе вследствие отстранения работника от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
- — отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
- В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
Таким образом, исходя из положений ч. 2 ст. 121 ТК РФ, время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста в стаж работы, дающий право на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно, не включается. А как следует из положений ст. 325 ТК РФ, компенсация расходов происходит только при условии использования работником ежегодного оплачиваемого отпуска.
Несмотря на то что в соответствии со ст.
260 ТК РФ перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию должны предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя, воспользоваться правом на оплату проезда к месту отдыха и обратно за предыдущий период она сможет в дальнейшем при предоставлении ей очередного оплачиваемого отпуска. Такие разъяснения были даны в Письме Минздравсоцразвития России от 15.02.2010 N 217-13.
- Компенсации сотрудникам «северных» организаций,
- Финансируемых из федерального бюджета, при предоставлении
- Очередного ежегодного оплачиваемого отпуска
- В соответствии с п. 5 Правил компенсируются следующие расходы:
- 1) оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
- — железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- — водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- — воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
- — автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
- 2) оплата стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
- 3) оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.
Когда применяется статья 325 Трудового кодекса РФ?
Ст. 325 ТК РФ предоставляет «северным» работникам (трудящимся в районах Крайнего Севера и на приравненных к ним территориях) дополнительную гарантию — съездить в отпуск (одному или с семьей) за счет средств работодателя.
В ст. 325 ТК РФ установлено, что таким правом работник может воспользоваться каждые 2 года. Сделать это северяне могут вне зависимости от того, работают они на коммерсанта или в госучреждении. Главное условие — нормативно оформленный алгоритм предоставления компенсации.
В частности, компенсационные параметры для северян прописываются:
- для работников федеральных органов власти, внебюджетных фондов и федеральных госучреждений — в ст. 325 ТК РФ и Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа…, утвержденными постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 (далее — правила № 455);
- сотрудников госорганов и учреждений субъектов РФ и органов местного самоуправления — в соответствующих нормативных актах;
- работников коммерческих компаний — во внутрифирменных локальных актах.
Однако есть ряд ограничений. Расходы возместят, если:
- они подтверждены (билетами, чеками и др.);
- не превышен норматив провозимого багажа.
В расчет принимается стоимость перемещения к месту отдыха только на территории России (или до ее границы, если отдых будет за рубежом).
ВАЖНО! Компенсации северянам по ст. 325 ТК РФ — одна из гарантий, подлежащих предоставлению работодателями своим работникам в обязательном порядке.
Чтобы воспользоваться указанным правом, работнику необходимо:
- до начала отпуска попросить работодателя оплатить примерную стоимость проезда (не позднее 3 рабочих дней до отъезда), изложив свою просьбу в заявлении;
- по возвращении из отпуска представить работодателю для окончательного расчета билеты и (или) иные документы (чеки АЗС, справки транспортных компаний и др.).
В ст. 325 ТК РФ не детализируются нюансы возмещения транспортных расходов, а определяются только основополагающие параметры.
Комментарий к статье 325 ТК РФ:
1. Ст 325 ТК РФ предусматривает компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных местностях, и членов их семей.
2. Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей утверждены Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. N 455 (СЗ РФ. 2008. N 25. Ст. 2986). Согласно п. 2 указанных Правил работникам организаций и членам их семей один раз в 2 года производится компенсация за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета расходов на оплату стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска работника и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в т.ч. личным, а также провоза багажа весом до 30 кг.
3. К членам семьи работника организации, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в т.ч. усыновленные), фактически проживающие с работником. Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).
4. Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы (п. 4 Правил). Следует иметь в виду, что, согласно ст. 122 ТК, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.
В дальнейшем у работника организации возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации — начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и т.д. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника организации возникает одновременно с возникновением такого права у работника организации (п. 4 Правил).
5. Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию. При этом причина, по которой работник не реализовал свое право на компенсацию указанных расходов, значения не имеет (п. 4 Правил).
6. Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:
-
а) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника организации и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
- б) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
- в) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов (п. 5 Правил).
7. Применяя ст 325 ТК РФ следует учитывать, что в случае если представленные работником организации документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено п. 5 указанных Правил, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат (п. 6 Правил).
8. При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника организации и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:
- а) при наличии железнодорожного сообщения — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
- б) при наличии только воздушного сообщения — по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
- в) при наличии только морского или речного сообщения — по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
- г) при наличии только автомобильного сообщения — по тарифу автобуса общего типа (п. 7 Правил).
9. Компенсация расходов при проезде работника организации и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил).
10. В случае если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными п. 5 указанных Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов (п. 9 Правил).
11. В случае использования работником организации отпуска за пределами Российской Федерации, в т.ч. по туристической путевке, производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных указанными Правилами.
При этом основанием для компенсации расходов кроме перевозочных документов является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы Российской Федерации.
В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы Российской Федерации аэропорту работником организации представляется справка о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией (п. 10 Правил).
12. Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником организации не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются:
- а) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
- б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;
- в) место использования отпуска работника и членов его семьи;
- г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
- д) маршрут следования;
- е) примерная стоимость проезда (п. 11 Правил).
13. Компенсация расходов производится организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником организации заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник организации обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи. В случаях, предусмотренных указанными Правилами, работником организации представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией (п. 12 Правил).
14. Работник организации обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно (п. 12 Правил).
15. Указанные Правила не применяются к категориям работников и членам их семей, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры и условия возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за счет средств федерального бюджета (п. 14 Правил).
С какой периодичностью можно использовать право на компенсацию проезда в отпуск
Размеры, условия и порядок компенсации проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для служащих и сотрудников госорганов и учреждений субъектов РФ устанавливаются нормативно-правовыми актами, принятыми госорганами субъектов РФ. Об этом сказано в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.
Для Вашего учреждения порядок компенсации проезда в отпуск определен Постановлением Правительства Республики Карелия от 30.06.2017 № 217-П. В п.
3 указанного Постановления определено, что право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы (службы) возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы (службы).
В дальнейшем у работника возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы (службы) у данного работодателя (представителя нанимателя) – начиная с третьего года работы (службы), за пятый и шестой – начиная с пятого года работы (службы) и так далее.
Это значит, что сотруднику можно компенсировать проезд в отпуск два года подряд, если эти годы относятся к разным периодам работы. Например, за 1-й и 2-й год работы сотрудник использовал право проезда в 2017 году (2-й год работы).
Следующий период начинается в 2018 году – 3-й год работы. В соответствии с законодательством, сотрудник имеет право на оплату проезда начиная с 3-го года работы, то есть начиная с 2018 года. Получается, что проезд будет оплачен в 2017 году и в 2018 году.
Но здесь нет нарушения, так как оплата относится к разным двухлетним периодам работы.
Обоснование
Как учреждению, расположенному в районе Крайнего Севера, оплатить стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно
Все учреждения независимо от типа, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), обязаны оплатить своим сотрудникам проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 № 4520-1, постановление Конституционного суда РФ от 9 февраля 2012 № 2-П).
- Полный перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей приведен в постановлении Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 № 1029.
- На региональном (муниципальном) уровне
- Размеры, условия и порядок компенсации проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно устанавливаются:
- для служащих и сотрудников госорганов и учреждений субъектов РФ – нормативно-правовыми актами, принятыми госорганами субъектов РФ;
- для служащих и сотрудников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – местными нормативно-правовыми актами.
- Об этом сказано в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.
- Право на компенсацию стоимости проезда (провоза багажа) возникает у сотрудника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска в следующем порядке:
- за первый и второй годы работы – при получении права на ежегодный отпуск за первый год;
- за третий и четвертый годы непрерывной работы у данного работодателя – начиная с третьего года работы;
за пятый и шестой годы непрерывной работы у данного работодателя – начиная с пятого года работы и т. д.
При этом право на компенсацию стоимости проезда (провоза багажа) за текущий год сотрудник может использовать до конца календарного года в соответствии с утвержденным графиком отпусков.
Такие правила установлены частью 1 статьи 325 Трудового кодекса РФ, пунктами 2, 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 № 455, и разъяснены в письме Казначейства России от 18 августа 2010 № 42-7.4-05/8.2-525.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Компенсация за личный транспорт
Работники часто используют личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.
Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.
Насколько велика компенсация расходов на проезд к месту работы и обратно — вопрос договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный имеют возможность договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.
Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат. В действующей редакции НК РФ затраты на эксплуатацию личного транспорта работника учитываются в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, п. 1 Постановления № 92 от 08.02.2002, Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011). Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Поэтому в большинстве организаций возмещение проезда к месту работы на личном автомобиле не превышает этот установленный законом норматив.
Примеры сумм:
- для легкового авто с объемом двигателя 2000 см³ и менее сумма компенсации не должна превышать 1200 рублей в месяц;
- если объем двигателя более 2000 см³, то компенсировать положено до 1500 рублей в месяц;
- для мотоцикла возмещают только 600 руб. в месяц, независимо от марки мотоцикла.
Оплата билетов к месту отдыха и обратно
Работникам Крайнего Севера и приравненных к нему районов предусмотрена компенсация за проезд к месту отдыха и обратно. Эта норма закреплена в ст. 325 ТК РФ и предоставляется один раз в два года.
Компенсируется оплата проезда не только самого работника, но и членов его семьи, но только за отдых на территории России. На заграничные путевки компенсации не будет, да и возместят не фактические затраты, а только сумму, рассчитанную исходя из наименьшей стоимости проезда, притом наикратчайшим путем (есть специальная методика расчета).
Оплату дороги к месту отдыха получают не только северяне, но и военнослужащие контрактники. Коммерческим организациям, которые, по закону, не обязаны возмещать сотрудникам затраты на проезд, не запрещено это делать по собственной инициативе.