Инструкция: оформляем приказ о предоставлении отпуска работнику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: оформляем приказ о предоставлении отпуска работнику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск составляется на основании графика отпусков. Часто работодатели настаивают на том, чтобы сотрудники дополнительно писали заявление на отпуск. Однако если он предоставляется по графику, то это лишнее. Другое дело, когда отпуск предоставляется вне графика – такой вариант возможен по соглашению сторон. В этом случае работник должен написать заявление.
Распространённый вопрос: за сколько дней до отпуска надо выпустить приказ? Законодательство не регламентирует точный срок оформления этого документа. Однако в статье 123 ТК РФ сказано, что о наступлении отпуска работника нужно проинформировать не менее, чем за 2 недели. Как именно это сделать, решает работодатель. На практике сложилось так, что эту функцию выполняет именно приказ о предоставлении отпуска работнику. А значит, оформить его необходимо как минимум за 14 дней до наступления отпуска.
Если же на предприятии принято поступать иначе (например, за 2 недели работнику выдаётся извещение), то приказ можно составить и позже. Важно лишь помнить, что без него бухгалтерия не сможет рассчитать и перечислить отпускные. Выплата же должна быть произведена не позже, чем за 3 дня до наступления отпуска. Так что тянуть с приказом в любом случае не стоит.
Особенность составления приказа о предоставлении ежегодного отпуска работнику по форме Т-6 в том, что в ней необходимо заполнить блок «А». Нужно указать количество календарных дней отсутствия работника, дату начала и окончания отпуска. Также заполняется строка «за период работы» – в ней отражается срок, за который положен ежегодный отпуск.
График отпусков — особый документ, который согласовывают с работниками, профсоюзным органом, специалистами кадрового отдела и руководителем. Это распорядительный документ, который должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления нового года. На каждом предприятии существует свой распорядок ухода работников на отдых. Поскольку большинство людей предпочитает отдыхать в летние месяцы, всем желающим предоставить такую возможность, как правило, нельзя. Составляя приказ на отпуск, бланк которого можно увидеть ниже, необходимо руководствоваться существующим графиком.
Работник, который уходит в отпуск, должен быть предупрежден об этом не позднее, чем за две недели. При этом его подпись в извещении обязательна.
При заполнении форм первичной учетной документации все данные должны быть внесены в личную карточку рабочего. Основанием для этого служит приказ.
Заполняем графу «за период работы»
Порой, при составлении приказа об отпуске кадровые специалисты испытывают затруднения при заполнении графы «за период работы». Под периодом работы подразумевается рабочий год, за который работнику предоставляется отпуск.
Важно понимать, что рабочий год обычно не имеет ничего общего с календарным. Так как работник имеет право на отпуск за каждый год работы в организации, в данной графе приказа нужно указать тот рабочий год, отпуск, за который используется (ст. 122 ТК РФ, письмо Роструда от 14.06.2012 №854-6-1).
Так, например, если работник не ходил в отпуск с момента трудоустройства, и у него накопились отпуска, то в графе «за период работы» следует указать первый рабочий год сотрудника в компании.
Сотрудник устроился на работу 1 апреля 2015 года. С момента трудоустройства он ни разу не был в отпуске. В феврале 2021 года он решил взять отпуск на 28 календарных дней. Рабочим годом, за который предоставляется отпуск будет временной интервал с 1 апреля 2015 года по 30 марта 2021. Именно эти даты кадровик должен указать в приказе.
Таков общий порядок определения рабочего года сотрудника. Он действует, в том числе при предоставлении отпуска авансом (подробнее об этом см. «Приказ на отпуск авансом: определяем рабочий год »).
Добавим, что есть случаи, когда у сотрудника возникают периоды, которые не дают права на отпуск включаются (подробнее об этом см. «Рабочий год для ежегодного отпуска: какие периоды входят »).
Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:
- Любой работник имеет право на ежегодный отдых, минимальная протяженность которого установлена законодательно. Работающим в определенных условиях предоставляются дополнительные дни ежегодного отдыха. Таким образом, обязательный ежегодный отдых всегда оказывается привязанным к конкретному году. Однако этот год является не календарным, а рабочим, даты начала и окончания которого устанавливаются персонально для каждого из работников. Начало отсчета первого такого года совпадает с датой трудоустройства к работодателю, предоставляющему отпуск, а дата завершения при наличии в рабочем году периодов, не дающих права на предоставление отпуска, может смещаться на более позднюю в сравнении с той, которая фиксирует промежуток времени, равный году.
- Вести учет отпусков в привязке к годам и отражать каждый конкретный год в приказе на отпуск необходимо для того, чтобы обеспечить полноту использования времени отдыха. Особенно это актуально для ситуаций, когда отпуск делится на части, переносится, продлевается или заменяется денежной компенсацией. Перенос отпуска может приводить к его смещению на следующий год.
- Очередной отпуск может предоставляться авансом. В этом случае рабочий год, к которому он относится, в приказе все равно необходимо показать. Год при таком отпуске обычно отражается как полный, а все возможные предстоящие изменения в стаже, дающем право на отдых, будут учтены для даты завершения рабочего года позже.
- Нередки случаи объединения в одно время отдыха дней отпусков, предоставляемых за разные годы. Для обеспечения правильности учета использования отдыха за каждый такой год в приказе на отпуск общее число дней отдыха необходимо разделить по годам или сформировать 2 разных приказа (применительно к каждому году), позволяющих по приводимым в нем датам не разрывать отпуск.
- Наличие перерывов в стаже, дающем право на очередной отпуск, приводит к потере возможности воспользоваться отпуском, если перерыв охватывает рабочий год полностью (например, во время отпуска по уходу за ребенком). Перерыв небольшой протяженности не отразится ни на возможности получить очередной ежегодный отпуск, ни на количестве дней отдыха, но приведет к смещению на более позднюю дату дня начала очередного рабочего года. Такое смещение зафиксирует уменьшение числа дней отпуска, полагающихся работнику, но фактически будет учтено лишь в момент его увольнения при начислении компенсации за неиспользованный отпуск или определении суммы удержания за дни отдыха, взятые авансом.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Когда нужно издать приказ об отпуске
Отпуска, как известно, бывают разных типов – очередной, без сохранения оплаты, по уходу за ребенком и другие. И для каждого из них предусмотрены свои основания. Очередной оплачиваемый отпуск обычно предоставляется работнику по графику, тогда как, например, отпуск за свой счет можно предоставить только на основании заявления. Но в любом случае работодатель должен издать приказ.
За сколько дней до отпуска нужно его выпустить? Законодательство не дает прямого ответа на поставленный вопрос. Это зависит от условий предоставления отпусков по различным основаниям. Нужно помнить, что работодатель должен:
- уведомить сотрудника о времени начала очередного отпуска не позже, чем за две недели (статья 123 НК РФ);
- оплатить отпускной период не позже, чем за три календарных дня до его наступления (статья 136 ТК РФ).
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
Чтобы сотрудник ушел в отпуск, гарантируемый ему трудовым законодательством и нижестоящими нормативными актами, в делопроизводстве применяют приказы, числящиеся в унифицированном виде в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 №1.
Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)
- Штраф за несвоевременную выплату отпускных
- Что делать с неиспользованным отпуском
- Что делать, если работодатель не платит отпускные
- Через сколько после трудоустройства положен отпуск
- Учитывается ли декретный отпуск при начислении пенсии
- Учет компенсации за неиспользованный отпуск
- Увольнение в отпуске по беременности и родам
Отпуск — дата заявления и дата приказа
Забрать (ОТОЗВАТЬ) заявление в течение 2-х недель — это право работника, который предупредил об увольнении. Если Вы не делаете уведомления за две недели об отпуске, то разумнее Вам издавать приказ за две недели до начала отпуска. Если все же срок просрочен, приказ от 16.09. а отпуск с 20.09. то подстрахуйтесь и сделайте уведомление задним числом.
AleksandraIvanova, здесь всё оччень хитро. Строго говоря, работник должен идти в отпуск по Графику отпусков, без всяких заявлений, по письменному уведомлению работодателя. Но так, конечно же, никто не делает.
Сроков подачи заявления на отпуск не существует. Можно написать заявление хоть за день до отпуска, хоть за полгода. Аналогично приказ может быть издан в любые сроки — дата приказа и дата начала отпуска между собой никак не связаны. В идеальном варианте приказ должен быть сделан за две недели до начала отпуска и сразу же подписан работником — это и будет письменным извещением работника об отпуске. Но допустимы разные варианты. Если работник принёс заявление за три дня до отпуска, я делаю приказ по факту. Поэтому ситуация, описанная Вами:
Подготовит приказ об отпуске, скорее всего, специалист по кадрам. А утверждать его будет директор организации либо лицо, исполняющее обязанности руководителя.
Обязательный пункт — подпись работника об ознакомлении с приказом.
Если эти подписи в наличии, кадровик передаёт приказ в бухгалтерию. На его основании работнику перечислят отпускные. Не забудьте внести сведения об отпуске в личную карточку работника.
Примите к сведению, что ознакомление с приказом и уведомление об отпуске — разные вещи. Главным здесь считается обязательное уведомление об отпуске (за 2 недели до отпуска). Подпись работника в приказе считается своеобразным дубликатом уведомления.
Заявление на отпуск: за сколько дней нужно его писать по закону?
Все лица, трудоустроенные официально, имеют право на ежегодный отпуск. Этот период времени оплачивается в соответствии со средней заработной платой, а рабочее место в обязательном порядке сохраняется за сотрудником.
При этом есть несколько видов отпусков. ежегодный, дополнительный, без сохранения заработной планы, а также отпуска предоставляются для учебы, ухода за ребенком, беременным и только что родившим женщинам.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Знание всех нюансов касательно отдыха поможет грамотно спланировать свои трудовые буди и избежать непредвиденных ситуаций.
Как заполняется приказ на отпуск по форме Т-6
Унифицированная форма Т-6 регламентирована Постановлением Роскомстата №1. При этом закон допускает создание собственного шаблона или бланка, руководствуясь внутренней политикой. Однако приказ всегда должен содержать все основные пункты и разделы, которые рекомендованы Правительством. Заполняется в следующем порядке:
- На самой верхней строке указывается сокращенное или полное наименование юридического лица, ООО либо ИП.
- Справа в таблице над наименованием документа указывается его порядковый номер с буквенным дополнением в соответствии с локальными стандартами ведения кадрового делопроизводства.
- Во второй колонке таблицы проставляется дата составления.
- Посередине указывается наименование документа “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска сотруднику”.
- Ниже — фамилия, имя и отчество сотрудника.
- Правее в колонке с наименованием “Табельный номер” указывается уникальный числовой идентификатор, под которым работник фигурирует в организационных актах компании.
- Ниже — структурное подразделение, должность, профессия. Например, менеджер по продажам.
- Временной интервал, за который предоставляется отпуск. Например, с 1 июня 2021 по 31 мая 2021, то есть ровно один год для ежегодного отпуска.
- Раздел А заполняется в случае, если работнику предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск, а также указывается его дата и окончание.
- Раздел Б заполняется для остальных видов отпусков, а также представленных социальными гарантиями и дополнительных отпусков с указанием продолжительности.
- Раздел В фиксирует общую продолжительность отсутствия с учетом сведений, содержащихся в разделах А и Б.
- Ниже — должность руководителя организации. Например, директор.
- Личная подпись руководителя и расшифровка.
- Личная подпись сотрудника об ознакомлении, а также дата фактического ознакомления.
Форма Т-6 подходит для оформления индивидуальных отпусков на отдельного сотрудника. Для выдачи коллективных отпусков, например, если трудоустройство оформлено на основании бригадного договора (коллективного), необходимо использовать форму Т-6а.
На основании чего издается
Обычно отпуска работникам предоставляются в соответствии с ранее согласованным графиком отпусков. Поэтому, когда оформляется приказ, в первую очередь необходимо сделать отсылку в этому внутреннему документу.
График, согласно которому сотрудникам будут в следующем году предоставляться отпуска, составляется и подписывается не позднее двух недель до момента окончания текущего года. Затем каждого сотрудника требуется ознакомить с этим документом под роспись.
Также работник может предоставлять оформленное заявление на отпуск, а может этого и не делать, поскольку такое требование законом не установлено. Писать заявление требуется тогда, когда в графике нет точных дат начала и завершения периода отдыха, а указаны только месяцы.
С разрешения администрации субъекта бизнеса, работник может взять отпуск в иной период, чем это определено в графике отпусков. В этой ситуации заявление на отпуск обязательно, потому как именно этот документ с подписью директора является основанием для составления приказа и начисления отпускных выплат.
Внимание: заявление на отпуск работник пишет на листе от руки, либо набирает на компьютере. В последнем случае обязательным условием является наличие на бланке живой подписи от руки. Если отпуск оформляется на льготных условиях, то к бланку необходимо приложить копии подтверждающих документов.
Сотрудник не согласовал с работодателем перенос отпуска, и его уволили
Сотрудник написал заявление на отпуск по графику, но передумал и перенес даты отпуска. С руководителем согласовал это устно.
Когда сотрудник не вышел на работу, его уволили за прогул. Он обратился в суд и попросил признать увольнение незаконным. Судьи обратили внимание на то, что работодатель на перенос дат не соглашался, приказ на отпуск не издавал, и вообще не обязан предоставлять отпуск вне графика. Увольнение посчитали законным.
Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха. У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так:
Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск. В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск.
Если отпуск по графику, иногда компании отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму.
Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные. Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе. Подписывают документ руководитель и сотрудник.
На основании приказа составляют записку-расчет отпускных. Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет.